Tutoriel SoftyPlanning : gérer les relances clients

La gestion des factures impayées fait partie du fonctionnement courant de nombreuses entreprises. Relancer un client peut rapidement devenir chronophage, en particulier lorsque le nombre de factures ou de clients augmente. SoftyPlanning intègre une fonctionnalité dédiée aux relances clients, conçue pour automatiser une grande partie du travail tout en laissant à l’utilisateur la possibilité d’adapter les contenus selon ses besoins.

Ce tutoriel présente de manière progressive où se trouvent les relances dans le logiciel, comment elles peuvent être personnalisées, comment générer une relance pour un client donné et comment effectuer des relances pour plusieurs clients en une seule opération.

Accéder aux fonctionnalités de relance dans SoftyPlanning

Avant d’entrer dans le fonctionnement des relances, il est utile de rappeler leur emplacement dans le logiciel. Depuis l’interface SoftyPlanning, l’utilisateur dispose d’un ensemble de modules permettant de gérer les clients, le personnel, les devis, la facturation et le planning, ainsi que différentes options comme la cartographie, l’envoi de SMS ou le suivi des temps et des distances.

Les relances clients sont intégrées au module Courrier. Elles sont accessibles directement depuis chaque fiche client, ce qui permet de garder un lien constant entre la situation du client, ses factures et les actions de relance à effectuer.

Comprendre le principe des relances de niveau

SoftyPlanning propose par défaut trois niveaux de relance. Chaque niveau correspond à une étape différente dans le suivi des factures non réglées. Pour les structures relevant des services à la personne, un courrier spécifique lié aux attestations fiscales est également disponible.

Le fonctionnement repose sur un principe simple. Le logiciel analyse les factures qui n’ont pas été réglées, calcule automatiquement le montant restant dû et génère un courrier de relance correspondant à la situation du client. L’utilisateur n’a pas besoin de recalculer les montants ni de sélectionner manuellement les factures concernées.

Personnaliser les courriers de relance

La personnalisation des relances s’effectue depuis le menu Client, dans la section dédiée à la recherche des types de courrier. Cet espace permet de modifier le contenu textuel des relances, d’ajuster la mise en forme, de repositionner les éléments ou encore d’adapter le vocabulaire utilisé afin qu’il corresponde à la communication de l’entreprise.

Un point doit toutefois être respecté avec attention : les balises automatiques présentes dans les courriers ne doivent pas être supprimées ni modifiées. Ces balises permettent au logiciel d’identifier le client concerné, d’associer les bonnes factures et de calculer le montant exact à relancer. Il est possible de modifier le texte autour de ces balises, mais leur suppression empêcherait le fonctionnement correct des relances.

Préparer correctement les factures avant une relance

Avant toute relance, il est indispensable que la facturation soit correctement gérée. Les factures doivent être créées, les règlements enregistrés et les factures effectivement cochées comme réglées lorsque le paiement a été reçu. Le simple fait d’enregistrer un mode de paiement ne suffit pas si la facture n’est pas marquée comme réglée.

Lorsqu’une facture n’est pas indiquée comme réglée, elle est automatiquement considérée comme impayée par le logiciel et intégrée dans les relances. Une gestion rigoureuse de cette étape conditionne donc la fiabilité des courriers générés.

Générer une relance pour un client

Une fois la facturation à jour, la génération d’une relance est simple. Il suffit de rechercher le client, d’ouvrir sa fiche, puis d’accéder à l’onglet Courrier. L’utilisateur choisit ensuite le niveau de relance souhaité et le courrier est généré automatiquement.

Le logiciel liste les factures non réglées, calcule le montant total restant dû et affiche les informations du client sans qu’aucune ressaisie ne soit nécessaire. La relance est alors prête à être utilisée.

Comprendre le contenu d’une relance générée

Une relance de niveau contient les informations essentielles permettant au client de comprendre sa situation. L’identité du client y figure, ainsi que les factures concernées et le montant exact à régler. Ces données sont recalculées à chaque génération du courrier.

Si une facture est réglée entre deux relances, elle n’apparaîtra plus dans les courriers suivants. Cela permet de maintenir une communication cohérente et à jour avec le client, sans intervention manuelle supplémentaire.

Effectuer des relances pour plusieurs clients en une seule fois

Lorsque le nombre de clients à relancer augmente, SoftyPlanning permet de générer des relances pour plusieurs clients simultanément. Depuis la recherche client, il est possible de sélectionner plusieurs fiches, puis de lancer une relance de niveau en une seule opération.

Le logiciel génère alors un courrier distinct pour chaque client sélectionné. Chaque document contient uniquement les factures impayées et le montant correspondant à la situation du client concerné. Les courriers sont automatiquement enregistrés dans le répertoire prévu à cet effet.

Vérifier et envoyer les relances par email

Après la génération des courriers, l’utilisateur peut les ouvrir depuis le répertoire des courriers afin de les vérifier. Une fois le contrôle effectué, l’envoi par email se fait directement depuis le logiciel.

Si une adresse email est renseignée dans la fiche client, le courrier est envoyé automatiquement au bon destinataire. Lors d’un envoi groupé, chaque client reçoit uniquement sa propre relance, sans mélange d’informations.

Bonnes pratiques pour les relances clients

Pour utiliser efficacement les relances dans SoftyPlanning, il est recommandé de vérifier régulièrement l’état des factures, de ne pas modifier les balises automatiques, d’adapter le ton des courriers à l’activité de l’entreprise et d’utiliser les différents niveaux de relance pour structurer les rappels dans le temps.

La gestion des relances clients repose sur une logique claire. Elle s’appuie sur une facturation correctement tenue, des courriers automatisés mais personnalisables et la possibilité de relancer un client unique ou plusieurs clients en quelques actions.

Cette fonctionnalité s’intègre naturellement dans la gestion quotidienne de l’activité et permet de sécuriser le suivi des paiements sans multiplier les interventions manuelles. Les équipes SoftySoft restent disponibles pour accompagner les utilisateurs dans la prise en main ou l’approfondissement de ces fonctionnalités.