Comment rallonger ou raccourcir une programmation dans SoftyPlanning
La gestion des interventions récurrentes constitue le quotidien de nombreuses entreprises de services. Qu’il s’agisse de nettoyage, de maintenance ou d’interventions techniques, certaines prestations doivent être planifiées sur plusieurs mois ou plusieurs années. Dans ce contexte, un outil de planification permet de structurer le travail et d’éviter de recréer manuellement les mêmes interventions.
SoftyPlanning propose un système de programmation qui permet d’organiser ces prestations et de les modifier lorsque les contrats évoluent. Il arrive qu’un contrat soit prolongé, qu’une mission se termine plus tôt que prévu ou qu’un salarié doive être remplacé. Dans ces situations, il devient nécessaire d’adapter la programmation existante sans perdre l’historique des interventions réalisées.
Le fonctionnement des interventions récurrentes
Dans les entreprises de services, les prestations suivent souvent un rythme régulier défini par un contrat. Le logiciel permet de traduire cette organisation en programmation automatique. Lors de la création, l'utilisateur sélectionne un client, un site et un salarié, puis définit les jours, les horaires et la durée de la mission.
Par défaut, le logiciel génère ces interventions sur une durée d'un an, mais cette période peut être étendue jusqu'à trois ans. Cette limite technique assure une gestion fluide du planning tout en permettant d'ajuster les paramètres au fil du temps. Une fois les critères enregistrés, le système produit l'ensemble des occurrences dans le calendrier de manière autonome.
Le système d'alerte et de suivi des échéances
Lorsqu’une programmation approche de son terme, l'interface affiche une notification via une icône en forme de cloche. Cette alerte s’active spécifiquement pour les programmations qui arrivent à expiration dans un délai de moins de 60 jours. Ce suivi automatisé permet au responsable de planning d'identifier rapidement les contrats nécessitant une action.
L’utilisateur peut alors consulter la liste des contrats concernés pour décider de la suite à donner. Cette anticipation évite qu’une intervention prévue contractuellement ne disparaisse du planning par simple oubli de renouvellement. C’est un point de contrôle utile pour maintenir la continuité du service et la fiabilité de l'agenda professionnel.
Rallonger une programmation en cours
Lorsqu’un client renouvelle son contrat, la programmation existante peut être prolongée sans avoir à ressaisir l'intégralité des données. Pour effectuer cette modification, il faut ouvrir la programmation concernée et choisir l’option permettant de rallonger sa durée en indiquant simplement la nouvelle date de fin souhaitée.
Une règle de sécurité importante consiste à attendre que la nouvelle date de dernière intervention s'affiche précisément en bas à gauche de la fenêtre avant de valider et de quitter. Cette confirmation visuelle indique que le logiciel a fini de calculer et de générer les nouvelles interventions. Une fois cette étape validée, le planning est mis à jour jusqu’à la nouvelle échéance tout en conservant intactes les données passées.
Raccourcir ou arrêter une mission prématurément
Certaines situations imposent d'arrêter une programmation avant la date initialement prévue, par exemple lors d'une résiliation de contrat. En utilisant l'option de raccourcissement par un clic droit sur la programmation, l'utilisateur définit une nouvelle date de fin. Le logiciel supprime alors les interventions futures au-delà de cette date, mais maintient dans le planning toutes celles qui ont déjà été effectuées.
Cette méthode garantit la propreté du planning futur sans altérer les archives de l'entreprise. C'est une manipulation simple qui permet de refléter la réalité des contrats tout en gardant une base de données cohérente pour les analyses de fin de mois.
Modifier l'organisation et protéger les données sensibles
Il arrive qu'une programmation doive être modifiée à cause d'un changement de salarié ou d'horaire. Dans ce cas, deux approches existent selon la présence ou non de données administratives rattachées. Si la programmation ne contient ni pointages ni facturation, il est possible d'utiliser le bouton de réinitialisation pour modifier les paramètres et recréer les interventions immédiatement.
Toutefois, si des pointages ou des factures sont déjà liés aux interventions passées, il ne faut pas supprimer la programmation pour ne pas perdre ces informations. La procédure recommandée consiste à raccourcir la programmation actuelle à la date du changement, puis à utiliser la fonction de copier-coller pour créer une nouvelle fiche identique. Il suffit alors de modifier le salarié ou l'horaire sur cette nouvelle fiche pour la suite du contrat.
Une autre méthode consiste à effectuer un clic droit sur une intervention future dans le planning pour sélectionner toutes les occurrences à venir. Cela permet de changer le salarié pour le futur tout en conservant l'affectation initiale pour les interventions passées. Ces manipulations assurent une transition fluide entre les collaborateurs et une traçabilité précise de toute l'activité réalisée.