Le règlement des factures fournisseurs fait partie des tâches courantes d’une entreprise. Lorsque le volume augmente, la saisie manuelle des virements dans l’interface bancaire prend du temps et peut générer des erreurs sur les montants ou les coordonnées bancaires. L’objectif n'est plus de traiter chaque paiement de manière isolée, mais de structurer une chaîne de traitement cohérente.
Avec SoftyPlanning, la préparation d'un fichier de virement SEPA s'effectue directement à partir des factures enregistrées. Cette méthode permet de préparer un ensemble de paiements en quelques étapes, reliant ainsi la gestion administrative quotidienne à l'exécution bancaire sans rupture de flux.
Le fonctionnement suit une logique simple de regroupement. Tout commence par la création de la fiche fournisseur où sont consignées les informations habituelles : nom, adresse et coordonnées. Une fois la facture enregistrée dans le logiciel, elle devient le point de départ du processus de paiement.
Depuis le module de recherche des factures, il suffit de sélectionner les éléments à régler pour leur appliquer une référence de remise. Cette référence, comme par exemple "FEV-02", permet de regrouper plusieurs paiements sous un même identifiant. SoftyPlanning prépare alors les lignes nécessaires pour constituer le lot de virements qui sera transmis à l'établissement bancaire.
Deux paramètres doivent être impérativement vérifiés pour garantir le succès de l'opération. Premièrement, le mode de règlement de la facture doit être défini sur "Virement". Si une facture reste paramétrée en mode chèque ou espèces, le logiciel ne l'inclura pas dans la génération du flux bancaire par sécurité.
Deuxièmement, l’IBAN et le BIC du fournisseur doivent être renseignés. Ces coordonnées bancaires sont indispensables pour produire un fichier conforme aux normes SEPA. Cette rigueur dans le paramétrage assure une liaison directe et sans erreur entre votre gestion interne et votre interface bancaire.
Pour optimiser l'utilisation des virements dans SoftyPlanning, voici quelques points de vigilance relevés lors de la mise en pratique :
Cette méthode évite la ressaisie systématique des informations bancaires et réduit drastiquement les risques d’erreurs humaines. Elle est particulièrement adaptée aux entreprises travaillant avec des fournisseurs réguliers pour le matériel, l'entretien ou la sous-traitance.
En utilisant les virements SEPA dans SoftyPlanning, vous mettez en place une organisation structurée. Chaque lot de paiement est archivé sous sa référence de remise, ce qui simplifie le suivi comptable, la vérification des paiements effectués et offre une traçabilité totale sur vos flux sortants.