Encaisser ses clients à temps est un enjeu quotidien. Les factures partent, les échéances arrivent, puis commencent les relances, les rappels et les suivis. Ce cycle peut vite devenir répétitif, surtout lorsque l’activité repose sur des prestations régulières : nettoyage, maintenance, sécurité, interventions planifiées ou abonnements.
Avec SoftyPlanning, nous pouvons relier directement la facturation au prélèvement bancaire grâce au prélèvement SEPA. Au lieu d’attendre l’action du client, nous préparons un fichier bancaire que la banque exécute automatiquement pour nous.
Le fonctionnement suit une logique d'automatisation simple : à partir des factures présentes dans le logiciel, nous générons un fichier de prélèvement SEPA que nous transmettons à notre banque. Celle-ci se charge de débiter chaque client du montant exact de sa facture, transformant la gestion administrative en encaissement effectif sans rupture de flux.
Tout commence par la fiche client. Pour que le prélèvement fonctionne, deux informations doivent être présentes dans les données complémentaires : l’IBAN et le BIC du client. Ensuite, le mode de règlement doit être défini sur "Prélèvement".
Cette configuration initiale est cruciale : elle garantit que toutes les factures créées par la suite seront nativement compatibles avec le processus SEPA, sans manipulation supplémentaire. Une fois cette étape validée, le reste du processus devient totalement fluide.
Depuis le module de recherche des factures, la mise en place du lot s'effectue en quelques clics :
Un point de vigilance concerne la configuration de vos propres comptes bancaires dans les tables de référence de SoftyPlanning. Il est essentiel d'associer le bon compte bancaire aux bons clients pour garantir que les fonds soient dirigés vers le bon établissement lors de la génération du flux.
L'utilisation des références de remise offre une organisation claire : chaque lot est archivé, permettant de retrouver instantanément quels clients ont été prélevés et à quelle date. Cela simplifie considérablement le suivi comptable et les vérifications ultérieures.
Cette méthode réduit drastiquement le temps passé sur les relances. Les retards de paiement s'estompent car le déclenchement est automatique, rendant votre trésorerie plus prévisible. Vous ne dépendez plus d'une action manuelle de votre client pour être réglé.
En reliant ainsi la facturation à l’encaissement bancaire, SoftyPlanning élimine le besoin de tableurs externes ou de doubles saisies fastidieuses. C'est une méthode particulièrement adaptée aux entreprises gérant des prestations récurrentes qui souhaitent professionnaliser leur flux financier.