L'organisation des données est la base de la gestion d'entreprise. Dans le cadre de l'utilisation du logiciel SoftyPlanning, la fiche client regroupe les informations nécessaires pour permettre aux collaborateurs d'accéder à la relation commerciale. Ce tuto détaille les fonctions disponibles pour gérer l'administration en utilisant les paramètres configurés lors des sessions de formation technique. L'objectif est de regrouper l'information pour que chaque utilisateur dispose d'une vision actualisée des dossiers.
La mise en place d'un dossier s'effectue par étapes. Le logiciel permet de créer un compte avec des données restreintes pour répondre aux besoins opérationnels immédiats. Dans le menu dédié, la saisie du nom du client et de son adresse de facturation active le dossier. Une fois ces informations validées, l'étape suivante consiste à ajouter un site d'intervention. Cette distinction entre le donneur d'ordre et le lieu d'exécution permet d'intégrer le client dans le planning et de préparer l'édition des documents comptables.
Cette méthode permet une mise en place lors du premier contact, tout en autorisant un ajout ultérieur d'informations. L'interface organise la navigation entre les champs de saisie : à gauche se trouvent les coordonnées de contact (téléphone fixe, mobile et e-mail). Renseigner ces champs permet d'utiliser les fonctions de communication automatique du système.
Le logiciel permet de classer les clients par familles, par exemple pour distinguer les particuliers des professionnels. Ce système de segmentation est utilisé lors des recherches multicritères pour filtrer la base de données selon des typologies spécifiques. De plus, un champ commercial permet de définir la visibilité des clients par utilisateur, permettant aux collaborateurs de gérer leurs portefeuilles tandis que la direction conserve une vue d'ensemble.
L'onglet consacré aux observations permet de noter des instructions logistiques comme la localisation d'un interphone ou les codes d'accès. Au-delà du texte, SoftyPlanning inclut une fonction de gestion documentaire par glisser-déposer. Il est possible d'associer à la fiche client des fichiers numériques tels qu'un RIB, une carte d'identité ou des photos. Cette centralisation regroupe les documents sur un support unique.
Sur le plan technique, dans la configuration standard, ces fichiers sont enregistrés sous forme de raccourcis liés au poste de travail local. L'accès à ces documents sur plusieurs ordinateurs dépend de la configuration du serveur de données et du réseau. Par défaut, ces fichiers sont consultables sur l'ordinateur où ils ont été importés. Pour un accès partagé, il est recommandé de saisir les informations essentielles directement dans le champ de texte des observations.
Le logiciel gère les structures possédant plusieurs adresses d'intervention, comme les syndics ou les réseaux bancaires. Un client unique peut être lié à plusieurs sites géographiques. Chaque site dispose de ses propres paramètres de planning tout en étant rattaché au compte de facturation principal. Pour l'édition des factures, le logiciel utilise des lettres ou des chiffres de groupes de facturation. Cette fonction définit si le système doit produire une facture globale ou une facturation séparée par site.
En utilisant un code identique (lettre ou chiffre) pour plusieurs sites, le système regroupe les interventions sur une seule facture émise au nom du client principal. L'utilisation de codes différents déclenche la création de documents comptables indépendants. Par ailleurs, l'onglet Factures et Règlements permet de suivre l'historique des transactions. Le logiciel calcule les soldes et met à jour la dette restante en cas de paiement partiel, ce qui permet le suivi de la trésorerie et des relances.
La création de devis utilise une table de référence des prestations. Chaque service (nettoyage, maintenance, etc.) est configuré avec un tarif et une description, auxquels peuvent être ajoutées des images illustratives. Lors de l'édition d'un devis, la sélection des prestations génère le calcul du montant et de la TVA. Des descriptions manuelles peuvent être ajoutées pour préciser l'offre avant l'envoi du document en PDF par e-mail.
L'onglet des interlocuteurs identifie les contacts au sein d'une organisation (direction, comptabilité, technique) ou les membres d'une famille pour les particuliers. Cette base de données relationnelle permet d'orienter les communications commerciales ou opérationnelles vers les personnes concernées selon le type d'échange.
L'onglet des destinataires de factures permet de configurer l'envoi automatique des documents vers des adresses e-mail spécifiques selon les groupes de facturation. La facture d'un site peut ainsi être transmise à un contact dédié sans intervention manuelle. Ce système s'applique également aux relances pour impayés, avec des niveaux de courriers programmables selon l'ancienneté de la dette.
Pour le secteur des services à la personne, le logiciel génère l'attestation fiscale annuelle. Le système récapitule les règlements perçus durant l'année civile pour produire le justificatif nécessaire aux avantages fiscaux des clients. Enfin, la section des informations complémentaires permet de renseigner l'IBAN, le BIC et les codes comptables. Ces données sont utilisées pour l'exportation vers des logiciels de comptabilité tiers et la mise en place de prélèvements.
Une option de planning web (Pass Web) permet aux clients de consulter leur calendrier d'intervention. En paramétrant un identifiant et un mot de passe, le client accède à une interface affichant les passages prévus et les prestations réalisées. Cet accès peut être configuré globalement pour le compte ou individuellement pour chaque site. En conclusion, la mise à jour des données de la fiche client permet la gestion de l'exploitation, de la facturation et du suivi des obligations fiscales.