Rechercher un type de courrier dans SoftyPlanning
Dans SoftyPlanning, la gestion des types de courriers joue un rôle essentiel dans votre organisation. Ces modèles vous permettent d’envoyer automatiquement des documents personnalisés à vos clients, tout en garantissant cohérence, clarté et professionnalisme. Que vous souhaitiez consulter un modèle existant, le modifier ou simplement vérifier son contenu avant envoi, il est important de savoir comment accéder rapidement à la fonction de recherche des courriers.
Dans cet article, nous allons parcourir l’ensemble du processus de recherche d’un type de courrier dans SoftyPlanning, en adoptant une approche simple, précise et conviviale. L’objectif est de vous aider à retrouver vos modèles en quelques secondes, même lorsque votre base documentaire devient volumineuse.
Accéder facilement à la recherche des types de courriers
Lorsqu’on utilise SoftyPlanning au quotidien, on finit par accumuler un grand nombre de modèles : relances, contrats, cahiers des charges, attestations, documents administratifs ou encore courriers spécifiques à certaines prestations. Pour éviter de naviguer au hasard, le logiciel rassemble tous les modèles dans un espace dédié, accessible depuis le menu client.
L’accès se fait rapidement en passant par l’onglet Client, puis en sélectionnant l’option Recherche d’un type de courrier. Cet espace centralise tous les modèles associés à votre activité, qu’il s’agisse de courriers installés par défaut ou de documents que vous avez construits au fil du temps pour répondre à des besoins particuliers. Grâce à cette organisation, vous êtes certain de retrouver immédiatement le document que vous cherchez sans perdre de temps à parcourir différents menus.
Comprendre les catégories de courriers disponibles
SoftyPlanning propose plusieurs modèles prêts à l’emploi, déjà configurés pour répondre aux usages les plus courants. Ils sont conçus pour fonctionner automatiquement avec vos paramètres, vos relances et vos données clients. Parmi eux, on trouve les relances impayées de niveau 1, 2 et 3, ou encore l’attestation fiscale dans le secteur du service à la personne. Ces modèles sont intégrés par défaut pour accompagner les mécanismes automatiques du logiciel.
À côté de ces modèles standard, l’outil vous permet de créer vos propres courriers. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour personnaliser vos échanges, intégrer vos propres chartes graphiques ou préparer des documents spécifiques à certaines prestations : contrats de prestation, cahiers des charges, attestations particulières ou communications ponctuelles. Vous construisez ainsi une bibliothèque sur mesure, adaptée à votre manière de travailler.
Rechercher un courrier grâce à la barre de recherche intégrée
Lorsque la liste des modèles s’allonge, il devient indispensable de pouvoir effectuer une recherche rapide plutôt que de défiler dans une longue liste. C’est précisément pour cela que SoftyPlanning a intégré une zone de recherche simple et efficace.
En tapant un mot-clé pertinent dans cette zone, vous réduisez instantanément la liste aux courriers correspondants. Par exemple, si vous tapez « contrat », seuls les modèles contenant ce mot apparaîtront. Cela fonctionne aussi pour des termes comme « cahier », « relance » ou « attestation ». Une fois la recherche lancée, quelques secondes suffisent pour accéder au document recherché.
Vous pouvez ensuite cliquer sur l’icône en forme de loupe située à côté du courrier pour en consulter le contenu. C’est un moyen rapide de vérifier un texte avant de l’envoyer ou de confirmer que vous êtes sur le bon modèle, surtout si plusieurs versions existent.
Modifier un type de courrier en toute simplicité
Dès que vous ouvrez un courrier via la loupe, vous accédez à sa version éditable. Le champ de texte s’affiche alors dans sa totalité, ce qui vous permet d’apporter tous les ajustements nécessaires. Il peut s’agir d’une simple mise à jour, comme une nouvelle mention légale, ou d’une évolution plus profonde du modèle.
Pour enregistrer vos modifications, il suffit d’appuyer sur l’icône représentant une disquette. Votre version actualisée remplace alors celle qui existait auparavant, ce qui garantit que tous les futurs envois utiliseront le modèle corrigé.
C’est un moyen simple de garder vos documents à jour et alignés avec les évolutions de votre entreprise, de vos obligations réglementaires ou de vos préférences de communication.
Il est toutefois important de rester vigilant lorsque vous modifiez certains courriers. Les modèles liés aux relances ou à l’attestation fiscale sont connectés à des fonctionnalités automatisées du logiciel. Si vous modifiez leur structure, vous risquez d’altérer des mécanismes prévus pour fonctionner sans intervention manuelle. Ainsi, il est préférable de ne modifier ces documents que si vous maîtrisez parfaitement leur fonctionnement ou si l’équipe SoftySoft vous a fourni des consignes précises.
Pourquoi bien gérer vos modèles de courriers améliore votre organisation
Gérer efficacement vos types de courriers vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’offrir à vos clients une communication plus professionnelle et plus cohérente. En centralisant vos modèles, SoftyPlanning vous permet de maintenir des documents homogènes, structurés et toujours accessibles. Cette approche évite les versions multiples dispersées dans vos fichiers personnels, et garantit que chaque membre de l’équipe utilise le même modèle à jour.
L’existence d’une zone de recherche intégrée rend la gestion beaucoup plus fluide, notamment pour les structures où plusieurs collaborateurs travaillent sur la communication client. Cela simplifie la transmission d’informations, et chacun peut accéder aux mêmes documents sans confusion ni doublon.
Un outil pensé pour évoluer avec votre activité
L’un des avantages de SoftyPlanning est sa capacité à accompagner la croissance de votre organisation. Plus vous ajoutez de prestations, plus vous avez besoin de modèles adaptés. La fonction de recherche permet de naviguer facilement dans une base qui s’enrichit naturellement avec le temps. Que vous ajoutiez de nouveaux contrats, de nouveaux courriers d’information ou des documents marketing internes, tout devient accessible en quelques clics.
À mesure que votre activité évolue, la possibilité de mettre à jour vos modèles garantit que vos communications restent alignées avec vos valeurs, votre image et vos obligations légales.