La fiche site dans SoftyPlanning : comprendre et structurer les informations d’un lieu d’intervention
La fiche site dans SoftyPlanning réunit l’ensemble des informations nécessaires à la gestion d’un lieu d’intervention. Elle regroupe les éléments administratifs, organisationnels et financiers qui servent à préparer les prestations, planifier les interventions et assurer le suivi des activités réalisées. Elle établit un lien essentiel entre les échanges internes, le terrain et les démarches administratives.
Accès rapide et identification du lieu
L’accès à la fiche site peut se faire par le menu Client, via la fonction Rechercher un site, ou directement depuis le planning en utilisant la touche F2. Cette seconde option simplifie grandement le travail de planification lorsqu’une intervention est en cours de construction.
L’écran qui s’ouvre présente les données essentielles : identité, modalités de facturation, programmations, horaires et alertes. Les informations principales concernent le nom du client, le libellé du site, l’adresse et les coordonnées du responsable. Une identification précise est cruciale, notamment lorsqu’un même client possède plusieurs sites. L’adresse doit être rigoureusement enregistrée pour les outils de pointage et, si nécessaire, une photographie peut être ajoutée pour faciliter la reconnaissance visuelle du lieu.
Géolocalisation et transmission des consignes
Une fonction de géolocalisation est intégrée à la fiche site, permettant d’afficher l’emplacement sur une carte. Cette donnée est vitale pour les outils de pointage ou l’analyse des implantations. Si la localisation échoue, la vérification de l’adresse suffit souvent à résoudre le problème. Une option (clic droit) permet d'ailleurs de relancer le calcul de position directement depuis la fiche.
Pour le volet opérationnel, une zone d’observations est disponible. Elle permet de transmettre des informations spécifiques comme un digicode, un contact sur place ou une instruction particulière. Ce champ agit comme une mémoire locale, facilitant le passage de consignes sans dépendre de transmissions informelles.
Maîtriser la facturation et les récurrences
La section dédiée à la facturation permet de définir la prochaine date d'émission, qui évolue selon les prestations validées, ainsi que la fréquence des factures. SoftyPlanning offre une grande souplesse : les documents peuvent être adressés au client principal ou à un site spécifique, et des groupes de facturation peuvent être paramétrés pour orienter les envois.
De plus, il est possible de créer une prestation récurrente (type abonnement mensuel) qui sera insérée automatiquement dans chaque facture, indépendamment des interventions planifiées.
Suivre l’activité et les programmations
La fiche site comprend deux onglets majeurs pour le suivi de l'activité. Le premier gère la création de programmations récurrentes, génératrices d'interventions automatiques dans le planning. Le second récapitule l’ensemble des interventions associées au site, qu’elles soient automatiques ou manuelles. La consultation de cet historique permet de s'assurer que les prestations prévues sont bien enregistrées et conformes à la réalité du terrain.
Gestion des alertes et des contraintes horaires
Si le module Alerte est activé, la fiche site permet de configurer des signalements pour absence de pointage ou retard, avec des délais et destinataires personnalisables. Ce paramétrage automatise la gestion des écarts de présence.
En parallèle, les champs dédiés aux horaires d’ouverture permettent au planning de visualiser les contraintes et de signaler les incohérences. Il est également possible d'enregistrer des périodes de fermeture ou d'indiquer des intervenants incompatibles avec le site, empêchant ainsi toute programmation incorrecte.
Les spécificités du Service à la Personne
Le module Service à la personne enrichit la fiche avec des informations propres aux dispositifs d’aide (taux, plafonds, bénéficiaires). Ces éléments sont essentiels pour intégrer automatiquement les données nécessaires au traitement administratif et, le cas échéant, à l’envoi des demandes d’avance immédiate.
Un outil central pour une organisation structurée
La fiche site constitue un pilier dans SoftyPlanning. En rassemblant les informations utiles à la compréhension d’un lieu et à l’organisation de son activité, son utilisation rigoureuse facilite le suivi, la gestion des contraintes et la tenue administrative. Elle garantit une organisation plus claire et une circulation d’informations structurée entre le siège et les équipes terrain.