Fiche prestation dans SoftyPlanning : comprendre, créer et utiliser simplement

Dans SoftyPlanning, la fiche prestation sert à décrire un service proposé à vos clients. On y indique un nom, un prix et, si besoin, des précisions qui s’afficheront sur les devis et les factures. Une fois enregistrée, cette fiche devient réutilisable partout dans le logiciel : lors de la planification, lors de l’édition d’un devis, et au moment de la facturation. L’objectif est d’éviter la ressaisie, d’employer toujours les mêmes libellés et de garder une base cohérente.

Ce que contient une fiche prestation

La fiche rassemble les informations essentielles d’un service. Le libellé correspond au nom affiché, par exemple « Nettoyage des bureaux ». Le prix est le montant appliqué par défaut, par exemple 20 €, et il sera repris automatiquement lors de la création d’un devis ou d’une facture. Le champ « observations » permet d’ajouter une précision utile, par exemple « inclut sols et surfaces », visible par le client. On peut aussi choisir une couleur : elle n’a pas d’impact comptable, mais elle aide à repérer rapidement la prestation sur le planning.

Créer une prestation étape par étape, sans vocabulaire compliqué

L’ajout se fait depuis le menu « Tables de référence », puis « Prestation ». Le bouton « Nouvelle prestation » ouvre un formulaire vide. On commence par nommer la prestation avec un libellé clair, afin qu’elle soit facile à retrouver. On saisit ensuite le prix à utiliser par défaut. Une zone libre permet d’écrire une observation qui apparaîtra sur les documents destinés au client. Si la prestation doit être visuellement identifiable dans le planning, on choisit une couleur. Une fois ces informations remplies, l’enregistrement rend la prestation disponible dans l’ensemble du logiciel.

Critères et valeurs : préciser sans complexifier

Les critères servent à qualifier la prestation par des informations simples et répétables. Un critère est une question que l’on se pose à chaque intervention. Par exemple : « État du bureau ». Les valeurs sont les réponses possibles, comme « Propre » ou « Sale ». Quand un critère comporte des valeurs, l’utilisateur choisit parmi ces réponses. À l’inverse, si aucune valeur n’est définie, la réponse est libre et peut être saisie au clavier. Cette combinaison est utile pour documenter un contrôle qualité : certaines réponses restent standardisées, d’autres s’adaptent aux situations particulières.

Aspects administratifs : crédit d’impôt, BL et comptabilité

Certaines prestations peuvent donner droit à un crédit d’impôt pour les particuliers. Lorsque cette information est activée dans la fiche, elle apparaît sur les documents fournis au client. La mention « BL » correspond au « bon de livraison », c’est-à-dire un document qui atteste qu’une prestation a été réalisée : le logiciel peut en tenir compte. La prestation peut aussi être associée à un compte comptable, ce qui permet de classer correctement les recettes dans la comptabilité. Si ce point n’est pas familier, il est préférable de demander l’avis du comptable afin de choisir le bon compte.

Couleurs et lisibilité dans le planning

L’utilisation d’une couleur n’a qu’un rôle visuel, mais elle améliore la lecture. Si toutes les prestations d’une même famille partagent la même teinte, il devient plus facile d’identifier d’un coup d’œil les interventions correspondantes. Cette habitude simplifie la préparation des journées et réduit les confusions lors des périodes chargées.

Utilisation au quotidien

Une fois la fiche créée, la prestation peut être insérée dans une intervention depuis le planning. Le nom, le prix et les observations se remplissent sans ressaisie. Lorsqu’un contrôle qualité est nécessaire, les critères guident la saisie et garantissent des retours homogènes. Les documents destinés au client reprennent automatiquement les informations importantes, comme l’intitulé de la prestation, le prix, l’observation et, le cas échéant, la mention liée au crédit d’impôt. Cette centralisation limite les erreurs et aligne les informations entre les équipes administratives et opérationnelles.

Astuces pour éviter les mauvaises surprises

Avant d’enregistrer une nouvelle prestation, il est utile de vérifier le libellé, le prix et l’observation. Un test rapide dans un devis permet de s’assurer que l’affichage correspond bien à l’intention. Lorsqu’un critère est ajouté, définir les réponses possibles évite les saisies incohérentes. En cas d’hésitation sur la partie comptable, une validation auprès du comptable garantit un classement correct dans les comptes. Enfin, lorsque la couleur est utilisée, conserver une logique simple (une famille, une couleur) facilite la lecture du planning par tout le monde.