Fiche paramètres dans SoftyPlanning : coordonnées, logos et options essentielles

La fiche paramètres réunit les informations de l’entreprise et les réglages qui orientent l’organisation du planning. Elle permet d’assurer une cohérence sur les documents émis et de fluidifier la création d’interventions. Les zones principales concernent les coordonnées, la personnalisation via les logos et un ensemble d’options liées aux prestations, aux sites, au personnel et à l’affichage des listes d’intervention.

Les coordonnées de l’entreprise

Les coordonnées constituent la base d’identification dans les éditions. Le nom de l’entreprise s’affiche sur les documents, l’adresse complète, le téléphone et l’email figurent dans les rapports et factures. Les champs légaux tels que SIRET et TVA intracommunautaire assurent la conformité. Une vérification attentive évite la répétition d’erreurs sur l’ensemble des éditions.

Personnalisation avec les logos

La fiche paramètres permet d’intégrer un logo qui sera repris dans les documents. Un fichier de bonne qualité, idéalement en PNG avec fond transparent, favorise un rendu net après redimensionnement. Certaines organisations ajoutent un second logo lorsqu’elles gèrent plusieurs enseignes ou souhaitent différencier des départements. Cette personnalisation rend les éditions plus identifiables et homogènes.

Options : prestations, sites et personnel par défaut

Les options offrent un gain de temps lors de la création d’interventions. Il est possible de fixer une prestation par défaut afin qu’elle soit proposée automatiquement lors d’une nouvelle intervention. Le même principe s’applique aux sites et au personnel. Dans la pratique, une prestation peut porter une valeur par défaut comme « 0 » pour un nettoyage générique, puis être remplacée par une prestation précise identifiée par un numéro, par exemple « 14 » pour « Nettoyage bureau ». Une fois ce réglage appliqué, la nouvelle intervention reprend la prestation définie. Si la valeur repasse à « 0 », la proposition redevient « Nettoyage ». L’approche est identique pour le site et l’intervenant afin de préremplir ces champs et réduire les manipulations répétitives.

Taille d’affichage des listes d’intervention

La taille d’affichage influence la lecture et le volume de pages lors de l’impression. Une valeur plus petite réduit la pagination lorsque le nombre d’interventions est important, tandis qu’une valeur plus grande met davantage en évidence les observations et facilite la lecture. Un intervalle situé entre 50 et 75 offre souvent un compromis lisible. Des valeurs trop basses, comme 25, rendent le texte peu confortable, alors que des valeurs élevées, comme 100, agrandissent fortement le contenu et augmentent le nombre de pages. L’ajustement peut se faire progressivement jusqu’à obtenir un équilibre adapté aux usages.

Recherche d’une prestation depuis le planning

Depuis le planning, la recherche d’une prestation donne accès à une liste existante pour la réutiliser rapidement lors de la création d’une intervention. L’interface propose un ensemble de prestations déjà configurées ; il suffit de sélectionner celle qui convient au contexte. Ce lien entre la fiche paramètres et le planning limite les doublons, harmonise les libellés et accélère la saisie au quotidien.

Exemple d’utilisation au quotidien

Lorsqu’une équipe intervient régulièrement sur des sites récurrents, la définition d’une prestation, d’un site et d’un intervenant par défaut simplifie la création d’une nouvelle intervention. Les champs essentiels sont préremplis et peuvent être modifiés si nécessaire. Les documents émis reprennent automatiquement les coordonnées et les logos de l’entreprise, ce qui garantit un rendu homogène et une lecture claire des informations partagées avec les clients et les équipes.

Bonnes pratiques et prudence sur les options avancées

Après une modification d’un paramètre, un test rapide permet de vérifier le résultat dans le planning et dans les éditions. Certaines options avancées peuvent produire des effets inattendus si elles sont mal configurées ; il est préférable de ne pas les activer sans nécessité. En cas de doute, un avis préalable évite des réglages inadaptés. Les coordonnées doivent être mises à jour dès qu’un changement survient et les logos préparés dans un format de qualité pour conserver un rendu propre dans les documents.