Zoom sur la Fiche Fournisseur dans SoftyPlanning : un outil complet pour la gestion des partenaires
Gérer ses fournisseurs peut vite devenir complexe. Entre les coordonnées, les prestations, les factures, les règlements et les contrats, il est fréquent de devoir jongler entre différents supports. SoftyPlanning apporte une réponse simple à cette problématique grâce à la Fiche Fournisseur, un espace centralisé qui permet de regrouper toutes les informations utiles au suivi quotidien.
La Fiche Fournisseur n’est pas seulement un répertoire. Elle rassemble à la fois les données administratives, les documents financiers et les prestations associées à chaque partenaire. Elle devient ainsi la référence unique pour organiser et consulter les informations relatives aux prestataires.
Pourquoi centraliser la gestion des fournisseurs
Dans la plupart des structures, la relation avec les fournisseurs occupe une place importante. Elle concerne aussi bien les prestations de service que l’approvisionnement en matériel ou la maintenance. Lorsqu’aucun outil ne centralise ces données, les informations sont souvent dispersées, difficiles à retrouver et sujettes à des doublons.
La Fiche Fournisseur de SoftyPlanning permet d’éviter ces situations en réunissant l’ensemble des éléments nécessaires au suivi des relations fournisseurs. Les coordonnées, les interlocuteurs, les données bancaires, les prestations et les documents financiers sont accessibles depuis un seul écran. Cette approche facilite la consultation et la mise à jour sans avoir à multiplier les fichiers ou les supports de suivi.
Les informations présentes dans une fiche fournisseur
Une Fiche Fournisseur contient d’abord toutes les données générales comme le numéro attribué, le libellé, la famille de fournisseur, les modalités de règlement ou encore les coordonnées postales, téléphoniques et électroniques. Ces éléments constituent la base administrative de la relation.
Viennent ensuite les prestations rattachées au fournisseur. Celles-ci peuvent être définies en fonction de la nature du service, du tarif horaire, du tarif forfaitaire ou encore d’un montant prévu à l’avance. Le webinaire du 29 septembre a montré comment ajuster la facturation selon le mode choisi. Par exemple, une tarification horaire peut varier selon le temps réellement pointé, alors qu’un horaire prévu reste fixe quel que soit le temps constaté. Enfin, un forfait conserve le même montant indépendamment de la durée.
La fiche permet également d’associer des critères ou des observations. Ces informations enrichissent le suivi et peuvent apparaître dans les devis. Elles sont utiles pour documenter la qualité d’un service ou préciser des conditions particulières. Il est aussi possible d’attribuer une couleur à une prestation pour la distinguer visuellement.
Un autre aspect important concerne la comptabilité et la fiscalité. Les prestations peuvent être signalées comme éligibles au crédit d’impôt, ce qui est essentiel dans le cadre des services à la personne. L’activation d’options URSSAF permet par ailleurs de bénéficier de l’avance immédiate. L’outil intègre également les comptes comptables à renseigner en lien avec l’expert-comptable.
Création et suivi d’un fournisseur
La création d’un fournisseur s’effectue simplement en renseignant son nom, ses coordonnées et, si nécessaire, les prestations associées. Une entreprise peut ainsi enregistrer un fournisseur comme “Auchan” et lui rattacher une prestation telle que “fourniture d’ampoules – 50 €”.
Le suivi des factures et des règlements s’effectue directement depuis la fiche. L’utilisateur enregistre une facture en indiquant la date et le montant, puis il peut la retrouver facilement grâce à la fonction de recherche. Une fois la facture payée, il suffit de cocher son état comme réglé pour mettre à jour la situation. Ce processus rend la consultation des factures et des paiements claire et rapide, sans avoir à vérifier plusieurs sources d’information.
L’outil offre également la possibilité de consulter en permanence l’historique complet des échanges financiers avec un fournisseur. Cette traçabilité est précieuse pour assurer une bonne visibilité sur les engagements et anticiper les flux de trésorerie.
Une aide concrète pour le quotidien
La Fiche Fournisseur simplifie la vie des équipes en regroupant toutes les informations liées à un partenaire. Elle offre un accès immédiat aux données bancaires, aux factures et aux règlements. Elle permet de retrouver facilement un document ou un paiement, d’identifier un interlocuteur et de suivre la relation dans le temps.
Elle contribue également à instaurer une relation claire et transparente avec les fournisseurs. Le fait de pouvoir retracer les factures émises, les paiements effectués et les prestations associées renforce la confiance et limite les malentendus.
Récapitulatif pratique
La Fiche Fournisseur de SoftyPlanning est conçue pour simplifier et organiser la gestion des relations fournisseurs. Elle regroupe en un seul espace toutes les informations nécessaires : données administratives, coordonnées bancaires, prestations, factures et règlements. Elle permet d’ajuster facilement les tarifs selon différents modes, de documenter les prestations et de suivre leur exécution.
En intégrant cet outil, les entreprises disposent d’une vue claire sur leurs engagements et peuvent gérer plus sereinement leurs relations avec leurs partenaires.