La facturation automatique dans SoftyPlanning : organiser et traiter les factures mensuelles avec fluidité
La facturation automatique dans SoftyPlanning occupe une place importante dans la gestion mensuelle des prestations. Elle rassemble tous les éléments nécessaires pour préparer les factures sans parcourir chaque fiche site individuellement. Nous nous en servons pour gagner du temps, réduire les risques d’oubli et créer une continuité entre ce qui a été planifié, ce qui a été réalisé et ce qui doit être facturé. Cette fonctionnalité permet de travailler de manière plus fluide tout au long du mois et d’assurer une cohérence entre les activités du terrain et les documents transmis au client.
Accéder à la facturation automatique et comprendre son fonctionnement général
Pour ouvrir cette fonctionnalité, il suffit de se rendre dans le menu Client puis Facturation automatique. Un écran s’affiche alors et présente trois catégories qui facilitent la lecture de l’état du mois en cours. La première regroupe tous les sites présents dans SoftyPlanning. La deuxième présente uniquement ceux qui doivent être facturés pour la période actuelle. La troisième rassemble les sites ne générant aucune facture pour ce mois-ci.
Cette manière d’organiser l’information rend la facturation plus lisible. Elle permet d’identifier rapidement les sites actifs, ceux qui nécessitent un traitement particulier et ceux qui peuvent être différés à la période suivante. Lorsqu’on utilise régulièrement cette fonctionnalité, elle devient un point d’entrée naturel pour suivre l’avancement de la facturation avant de lancer la génération des documents.
Distinguer les sites à facturer et ceux qui peuvent être différés
Un site apparaît dans la catégorie des sites à facturer dès lors qu’une prestation liée au mois est enregistrée. Cela peut être une intervention issue du planning ou une prestation récurrente comme un forfait mensuel. Le logiciel détecte automatiquement ces éléments et place le site dans la section correspondante. Ce fonctionnement permet de repérer immédiatement les lieux d’intervention qui doivent figurer dans la facturation du mois, qu’il s’agisse d’un site très actif ou d’un site ponctuel.
À l’inverse, certains sites ne présentent aucune prestation pour la période. Ils apparaissent alors dans la catégorie des sites n’ayant rien à facturer. L’utilisateur peut choisir de ne rien faire ou de différer ces sites au mois suivant. Ce décalage de période permet de maintenir une base propre, sans accumuler de périodes inutiles dans l’historique. Cette approche est utile pour gérer des sites saisonniers, des lieux en pause temporaire ou des contrats dont le rythme varie au cours de l’année.
Générer les factures et mettre à jour automatiquement les périodes suivantes
Lorsque les sites à facturer sont identifiés, la génération des factures se fait en quelques étapes. Il suffit de sélectionner les sites concernés et d’activer la facturation. SoftyPlanning produit alors les documents correspondant aux prestations réalisées et met automatiquement à jour la prochaine date de facturation dans chaque fiche site.
Le contenu de la facture dépend des éléments enregistrés pour la période. Un site peut, par exemple, comporter cinq interventions hebdomadaires auxquelles s’ajoute un forfait mensuel. Dans ce cas, la facture présente cinq lignes correspondant aux interventions et une ligne supplémentaire pour le forfait. Le mois suivant, si aucune intervention n’a été programmée mais que le forfait existe toujours, seule cette ligne apparaît dans la facture. Le calcul s’effectue systématiquement à partir du planning et des paramètres présents dans la fiche site, ce qui évite de ressaisir les données d’un mois à l’autre et garantit que les prestations récurrentes sont facturées de manière continue.
Vérifier les factures et contrôler leur contenu après génération
Une fois les factures créées, il est possible de vérifier leur contenu pour s’assurer que toutes les prestations apparaissent correctement. Pour cela, il suffit de passer par l’option Rechercher une facture et de sélectionner le mois souhaité. SoftyPlanning affiche alors toutes les factures générées.
Chaque facture reprend les informations issues du planning ainsi que les prestations récurrentes enregistrées dans la fiche site. Les dates, les quantités et les montants sont affichés de manière détaillée. Lorsque le site bénéficie d’un dispositif lié au service à la personne, les calculs associés au financement apparaissent également selon les paramètres renseignés. Cette étape permet de confirmer que tout est cohérent avant l’envoi au client.
Gérer les sites sans facturation et maintenir une lecture claire de l’activité
Les sites ne générant aucune prestation pour le mois peuvent rester visibles ou être différés à la période suivante. Le fait de différer la date de facturation permet de conserver une vision précise des sites actifs pour la période en cours, tout en évitant l’accumulation de périodes vides. Cette option est utile pour gérer des sites dont l’activité alterne entre périodes actives et périodes plus calmes. Le décalage de la facturation assure que l’historique ne se remplit que lorsque des prestations existent réellement, tout en préservant la cohérence des dates d’une période à l’autre.
La facturation automatique dans SoftyPlanning permet de regrouper en un seul espace l’ensemble des opérations nécessaires à la production des factures mensuelles. Elle aide à identifier les sites actifs, à gérer ceux qui ne génèrent aucune prestation, à produire les documents au bon moment et à vérifier que toutes les informations sont conformes. Elle garantit aussi que les prestations récurrentes sont facturées de manière continue, même en l’absence d’interventions.
Grâce à cette approche centralisée, il devient possible de traiter la facturation mensuelle de façon structurée tout en maintenant un lien constant entre le planning, les prestations réalisées et les paramètres propres à chaque site.