SoftyPlanning : ses principales fonctionnalités pour organiser efficacement votre activité
SoftyPlanning est un logiciel conçu pour accompagner les entreprises dans la gestion quotidienne de leurs interventions, de leurs clients et de leur facturation. Son objectif est de centraliser les informations, de simplifier la planification et de structurer l’organisation opérationnelle. Le logiciel couvre l’ensemble du cycle métier, depuis la création des données jusqu’à l’analyse des résultats.
Dans de nombreuses entreprises, les informations sont souvent réparties entre plusieurs outils : fichiers, tableaux, agendas, logiciels distincts. Cette dispersion complique la visibilité, multiplie les saisies et rend le suivi plus fragile. SoftyPlanning propose au contraire une approche unifiée, où les données circulent de manière cohérente entre les différents modules. Cet article présente les principales fonctionnalités à travers les usages concrets du logiciel et les besoins opérationnels rencontrés sur le terrain.
Centraliser la gestion des clients et des sites
La gestion des clients constitue un socle fonctionnel important. La création d’un client repose sur des informations simples : nom et adresse permettent d’ouvrir rapidement une fiche. Des compléments peuvent ensuite être ajoutés, comme le téléphone, l’email ou une image, afin de structurer progressivement la base clients.
Le logiciel distingue clairement le client de ses sites. Un même client peut regrouper plusieurs sites, chacun disposant de ses propres coordonnées, plages horaires et contraintes. Cette organisation correspond aux réalités des entreprises multi-sites, des réseaux d’agences ou des structures disposant de plusieurs lieux d’intervention.
La gestion des groupes de facturation permet de regrouper plusieurs sites sur une même facture ou de les séparer selon les besoins. Cette fonctionnalité facilite l’adaptation aux pratiques contractuelles des clients. Les fiches permettent également de définir des fermetures ponctuelles, des plages de disponibilité et des informations pratiques, facilitant la cohérence de la planification.
Structurer les équipes et gérer les disponibilités
La gestion des salariés permet d’organiser efficacement les ressources humaines. La création d’un profil est volontairement simple et peut être enrichie progressivement avec des informations utiles à l’organisation interne. Chaque salarié dispose de ses propres disponibilités et absences. Ces paramètres sont pris en compte automatiquement lors de la planification, ce qui limite les conflits d’horaires et les erreurs d’affectation.
Le logiciel permet également de constituer des équipes et de planifier des interventions collectives en une seule opération. Cette approche facilite l’organisation des prestations nécessitant plusieurs intervenants. Une aide à l’affectation permet d’identifier les salariés disponibles en tenant compte de leur charge de travail et de leur localisation, ce qui contribue à une meilleure répartition des interventions.
Planifier les interventions et gérer les prestations
La planification des interventions est au cœur du fonctionnement de SoftyPlanning. Le logiciel permet de gérer des interventions ponctuelles comme des programmations récurrentes, avec une grande souplesse dans les paramètres.
Lors de la création d’une intervention, les informations essentielles sont renseignées : site, prestation, jours, horaires, durée, intervenant et observations. Une table de référence des prestations permet d’associer automatiquement des tarifs aux services proposés. Les montants sont calculés en fonction de la durée et du volume d’interventions, assurant une cohérence entre la planification et la facturation.
Visualiser les plannings et organiser les tournées
Le logiciel propose plusieurs vues de planning adaptées aux différents usages : par site, par salarié ou par équipe. Ces vues facilitent la lecture des plannings et la coordination des équipes. Les interventions peuvent être déplacées ou réaffectées facilement en cas d’imprévu. Les contraintes de disponibilité sont automatiquement intégrées afin d’éviter les incohérences.
Le module de cartographie permet de visualiser les sites sur une carte, de calculer les distances et d’organiser les tournées à l’aide du parcours minimum. Cette fonctionnalité aide à structurer les déplacements et à optimiser l’organisation des journées de travail.
Générer les factures et suivre les paiements
La facturation est directement liée à la planification. Les interventions réalisées sont automatiquement regroupées pour produire les factures selon les règles définies. Les factures peuvent être consultées, exportées en PDF et envoyées par email. Le suivi des paiements permet de visualiser les règlements, les soldes et les éventuels retards.
Selon les activités, des documents spécifiques peuvent être générés, comme des attestations fiscales. Cette fonctionnalité concerne notamment les entreprises de services à la personne soumises à des obligations réglementaires spécifiques.
Analyser l’activité et exploiter les données
SoftyPlanning intègre des outils d’édition et d’analyse permettant de suivre l’activité opérationnelle et financière. Les heures prévues et réalisées peuvent être comparées, les écarts analysés et les données exportées.
Les éditions mensuelles et annuelles permettent d’analyser le chiffre d’affaires par client, par période ou par typologie d’activité. Les paramètres avancés permettent enfin de gérer les utilisateurs, les prestations, les modèles de documents, ainsi que les communications par email ou SMS.
Une organisation cohérente et progressive
En centralisant la gestion des données, la planification, la facturation et l’analyse, SoftyPlanning permet d’organiser l’activité de manière structurée, sans multiplier les outils. Cette approche facilite la lisibilité de l’activité, la continuité des opérations et l’adaptation aux évolutions de l’entreprise.