Facturation fournisseurs dans SoftyPlanning : fonctionnement et utilisation

La gestion des relations avec les fournisseurs représente une partie importante du suivi administratif des entreprises qui font appel à des prestataires. Dans SoftyPlanning, la facturation fournisseurs a été pensée pour centraliser les opérations, éviter les oublis et assurer une continuité dans le traitement des interventions. Le processus démarre par la préparation des prestations, se poursuit par la génération des factures et se termine par l’enregistrement des règlements. Cet article détaille le fonctionnement de la facturation fournisseurs dans SoftyPlanning, depuis la création des prestations jusqu’au suivi des paiements, en passant par la recherche et la consultation des documents.

Comprendre la logique de la facturation fournisseurs

La facturation fournisseurs n’a pas d’interface dédiée. Elle se lance directement depuis le menu après saisie d’une date de facturation. À partir de cette date, le logiciel identifie toutes les interventions effectuées avant et liées à un prestataire, puis les insère automatiquement dans la facture du mois correspondant. Cela permet d’éviter les omissions et de reprendre systématiquement toutes les prestations enregistrées par les sous-traitants.

Préparer et paramétrer une prestation

Avant de lancer une facturation, il est nécessaire de créer une fiche prestation dans la table de référence. Cette fiche comporte un libellé, par exemple “Entretien des bureaux”, un montant qui peut être forfaitaire ou calculé à l’heure, ainsi que des options complémentaires comme l’éligibilité au crédit d’impôt, la couleur d’affichage ou encore des critères d’évaluation. Des observations peuvent aussi être ajoutées afin d’apporter des précisions qui apparaîtront ensuite dans les devis et factures. Prenons un exemple concret. Une prestation de nettoyage est créée avec un tarif horaire fixé à 20 euros. Si l’intervention dure deux heures, le logiciel génère automatiquement une ligne de 40 euros dans la facture fournisseur. Cette souplesse permet d’adapter la facturation selon la nature du service, qu’il s’agisse d’un forfait ou d’un calcul basé sur la durée réelle.

Émettre une facture fournisseur

La création d’une facture est rapide. Une fois la date choisie, SoftyPlanning rassemble l’ensemble des interventions concernées et les ajoute sous forme de lignes de facturation. Ainsi, lorsqu’un sous-traitant intervient plusieurs fois dans le mois, chaque prestation est reprise avec son montant et ses spécificités. Le calcul est automatique et la facture du fournisseur contient toutes les prestations correspondant à la période définie.

Rechercher et consulter une facture fournisseur

Après génération, les factures sont accessibles dans le menu Fournisseurs, section Recherche d’une facture fournisseur. L’outil de recherche permet de retrouver un document précis, d’en afficher le contenu et de consulter l’historique lié à un fournisseur. Cela offre une vision claire des interventions, des montants et de l’état de facturation. L’utilisateur peut ainsi naviguer dans les factures mensuelles ou annuelles et vérifier facilement l’ensemble des informations.

Suivre le règlement des factures

SoftyPlanning prend aussi en compte l’étape du règlement. Lorsqu’une facture est payée, il suffit de la sélectionner et de la marquer comme réglée. Le statut se met à jour automatiquement et le solde dû disparaît. Un menu spécifique, Recherche d’un règlement fournisseur, permet de consulter l’ensemble des paiements réalisés et de vérifier les factures encore en attente. Cette fonctionnalité offre une continuité dans le suivi financier et permet de savoir à tout moment quelles factures restent à solder.

Centraliser les informations fournisseurs

Chaque fiche fournisseur contient des données essentielles pour la facturation et le règlement, comme les coordonnées complètes, l’adresse, les moyens de contact et les informations bancaires telles que l’IBAN. Ces informations sont regroupées dans l’onglet Autres informations et restent accessibles à tout moment. Grâce à cette centralisation, la gestion est plus fluide et les démarches liées aux paiements fournisseurs se font sans perte de temps.

L’importance de la facturation fournisseurs dans SoftyPlanning

La facturation fournisseurs permet de simplifier la gestion des prestataires et de sécuriser le suivi financier. Elle assure une reprise systématique des interventions, facilite le contrôle des règlements et met à disposition un historique clair des documents. En regroupant l’ensemble des informations dans un seul espace, SoftyPlanning rend la gestion plus structurée et cohérente. La facturation fournisseurs dans SoftyPlanning s’impose ainsi comme un outil pratique pour organiser les relations avec les prestataires. Elle garantit une facturation complète et adaptée aux interventions réalisées, tout en facilitant le suivi des paiements et la centralisation des données nécessaires à la bonne tenue administrative.