Comprendre rapidement SoftyPlanning en 6 étapes
Quand on découvre un nouveau logiciel de gestion, la première question est souvent la même : par où commencer et comment éviter de se perdre dans les menus ? SoftyPlanning a été pensé pour proposer une prise en main progressive, basée sur un enchaînement logique d’actions. L’objectif est de permettre aux équipes de structurer rapidement leur organisation, sans multiplier les paramétrages complexes.
Le principe repose sur six étapes simples qui couvrent l’ensemble du cycle opérationnel, depuis la création des données jusqu au suivi de l’activité. Cette approche permet d’avancer étape par étape, en gardant une vision claire de ce que l’on construit. Voyons concrètement comment fonctionne ce parcours.
Étape 1 : Créer un client et saisir les informations essentielles
La première étape consiste à créer un client. Dans SoftyPlanning, cette action est volontairement directe. Le nom et l’adresse suffisent pour ouvrir une fiche client. Cela permet de démarrer rapidement, sans être bloqué par des champs obligatoires trop nombreux.
Une fois la fiche créée, il est possible d’ajouter progressivement des informations complémentaires : téléphone, email, photo, remarques internes ou informations pratiques. Cette souplesse permet d’enrichir la base clients au fil du temps, sans alourdir la saisie initiale.
Cette étape pose les bases de l’organisation. Toutes les interventions futures, la planification et la facturation s’appuieront sur ces données.
Étape 2 : Créer un ou plusieurs sites et organiser la facturation
Un client peut disposer d’un seul site ou de plusieurs sites. Le logiciel permet de rattacher autant de sites que nécessaire à un même client. Chaque site possède ses propres coordonnées, horaires de disponibilité et contraintes spécifiques.
Cette organisation est particulièrement utile pour les entreprises travaillant avec des syndics, des groupes ou des clients disposant de plusieurs implantations. Elle permet de conserver une vision claire des lieux d’intervention.
La gestion des groupes de facturation permet d’indiquer si plusieurs sites doivent être regroupés sur une seule facture ou facturés séparément. Cette règle simplifie ensuite la génération des factures et évite les traitements manuels.
Les disponibilités, fermetures exceptionnelles et contraintes d’accès peuvent également être paramétrées au niveau du site afin d’éviter les erreurs de planification.
Étape 3 : Créer les salariés et définir les disponibilités
La troisième étape consiste à créer les profils des salariés. Là encore, la saisie est volontairement simple : nom et prénom suffisent pour enregistrer un collaborateur.
Des informations complémentaires peuvent être ajoutées selon les besoins : photo, coordonnées, remarques internes ou éléments organisationnels. Chaque salarié dispose de ses propres disponibilités et absences.
Ces paramètres sont automatiquement pris en compte lors de la planification. Ils permettent d’éviter les conflits d’horaires, les chevauchements d’interventions et les affectations inadaptées.
Le logiciel permet également de constituer des équipes afin de planifier plusieurs intervenants sur une même mission lorsque cela est nécessaire.
Étape 4 : Programmer les interventions et les prestations
La programmation des interventions constitue le cœur de l’activité. SoftyPlanning permet de créer des interventions ponctuelles ou des programmations récurrentes selon la nature des prestations.
Lors de la création, l’utilisateur définit le site, la prestation, les jours d’intervention, les horaires, la durée, le salarié affecté et les éventuelles observations. Toutes ces informations sont centralisées dans une seule interface.
Une table de référence permet d’associer automatiquement un tarif à chaque prestation. Le logiciel calcule les montants en fonction de la durée et du nombre d’interventions. Il reste possible d’ajuster un tarif manuellement si nécessaire.
Une distinction est faite entre l’enregistrement d’une programmation et sa validation effective. Cette étape permet de préparer les interventions avant leur intégration définitive dans le planning.
Étape 5 : Visualiser le planning et ajuster l’organisation
Une fois les interventions programmées, le planning devient l’outil principal de suivi. Plusieurs vues sont proposées : par site, par salarié et par équipe.
Ces vues permettent de visualiser rapidement les horaires, les affectations et les observations. En cas de changement, les interventions peuvent être déplacées, modifiées ou réaffectées simplement.
Les contraintes de disponibilité des clients et des salariés sont prises en compte automatiquement, ce qui facilite les ajustements.
Le module de cartographie permet d’afficher les sites sur une carte, de visualiser les distances et d’organiser les tournées grâce au parcours minimum. Cette fonctionnalité aide à structurer les déplacements et à mieux organiser les journées de travail.
Cette fonctionnalité est disponible lorsque l’option cartographie est activée.
Étape 6 : Facturer, analyser et suivre l’activité
La dernière étape regroupe la facturation et l’analyse de l’activité. Les factures sont générées automatiquement à partir des interventions planifiées et réalisées.
Elles peuvent être consultées, exportées en PDF et envoyées par email. Le suivi des paiements permet de visualiser les règlements, les soldes et les éventuelles relances.
Les outils d’édition permettent également de suivre les heures prévues et réalisées, d’analyser les écarts et d’exporter les données en Excel ou en PDF. Des éditions mensuelles et annuelles permettent de suivre le chiffre d’affaires par client, par période ou par activité.
Une prise en main progressive et structurée
En suivant ces six étapes, les utilisateurs peuvent structurer progressivement leur organisation dans SoftyPlanning. Chaque étape s’appuie sur la précédente et permet de construire une base de données cohérente, un planning exploitable et un suivi fiable de l’activité.
Cette approche facilite l’appropriation du logiciel, tout en laissant la liberté d’adapter les paramétrages aux besoins spécifiques de chaque entreprise.