Recherche d’une prestation dans SoftyPlanning : comprendre, retrouver et organiser vos prestations
Dans SoftyPlanning, la planification ne repose pas uniquement sur un client, un salarié ou un horaire. Pour qu’un planning soit clair et exploitable, il faut aussi savoir quelle prestation doit être réalisée. Une intervention peut concerner du nettoyage, de la sécurité, de l’entretien, du ménage, une opération ponctuelle ou une tâche plus spécifique. Toutes ces actions sont regroupées dans ce que l’on appelle la table des prestations.
Cette table joue un rôle important dans l’organisation quotidienne. Elle permet de retrouver rapidement une prestation existante, de l’associer à un planning, de distinguer plusieurs types d’interventions et de conserver une base de travail structurée. Lorsqu’une entreprise gère de nombreux sites, plusieurs équipes ou différentes missions, la recherche d’une prestation devient un vrai gain de temps.
Nous allons voir comment accéder à cette recherche, comment utiliser les champs disponibles, quelle est la différence entre un libellé long et un libellé court, et comment l’arbre des prestations peut aider à mieux organiser les interventions dans SoftyPlanning.
Accéder à la table des prestations dans SoftyPlanning
Pour rechercher une prestation dans SoftyPlanning, il ne faut pas passer par un menu intitulé directement “Recherche d’une prestation”. Contrairement à la recherche d’un client ou à la recherche d’un personnel, les prestations se trouvent dans une autre zone du logiciel.
L’accès se fait depuis le menu Table de référence, puis Prestation. C’est à cet endroit que sont regroupées les prestations disponibles dans votre environnement SoftyPlanning.
Une fois dans cette table, vous retrouvez l’ensemble des prestations déjà créées. Elles peuvent s’afficher sous différentes formes, selon vos habitudes de travail et le niveau de détail dont vous avez besoin. Vous pouvez visualiser les prestations sous forme de liste ou avec un affichage plus visuel, par exemple en mosaïque. Cette souplesse permet de consulter rapidement les informations principales ou d’aller plus loin dans le détail d’une prestation.
La zone importante pour la recherche se situe à gauche de l’écran. C’est ici que vous allez pouvoir saisir un mot, une partie de libellé ou une référence permettant de retrouver la prestation souhaitée. L’objectif est simple : éviter de parcourir manuellement toute la table lorsque celle-ci contient de nombreuses prestations.
Rechercher une prestation par libellé
La recherche la plus utilisée se fait à partir du libellé de la prestation. Dans SoftyPlanning, chaque prestation peut disposer d’un libellé complet. Ce libellé permet de décrire précisément l’intervention.
Par exemple, une prestation peut être nommée avec un intitulé assez détaillé, comme une référence interne, un type d’objet à remplacer ou une indication précise liée au site. Dans le transcript, l’exemple utilisé concerne une ampoule. Le libellé complet peut contenir plusieurs informations, mais l’élément réellement utile pour la recherche peut simplement être le mot “ampoule”.
Il suffit donc d’écrire ampoule dans le champ de recherche du libellé pour retrouver les prestations correspondantes. SoftyPlanning filtre alors la table et affiche les résultats qui contiennent ce terme.
Ce fonctionnement est pratique lorsque vous ne connaissez pas le nom exact de la prestation. Vous pouvez saisir un mot-clé simple, comme “nettoyage”, “terrasse”, “hall”, “immeuble”, “container” ou tout autre élément présent dans vos intitulés. Le logiciel va alors afficher les prestations qui correspondent à votre recherche.
Cette méthode est particulièrement utile lorsque plusieurs prestations appartiennent à une même famille d’intervention. Si vous tapez “nettoyage”, vous pouvez retrouver différentes prestations liées au nettoyage, comme le nettoyage des sols, le nettoyage d’un hall, le nettoyage d’un immeuble ou encore le nettoyage d’une zone spécifique.
Comprendre la différence entre libellé prestation et libellé prestation court
Dans SoftyPlanning, il faut distinguer deux informations : le libellé prestation et le libellé prestation court.
Le libellé prestation correspond à l’intitulé complet. Il peut contenir davantage d’informations, avec une description plus précise de la mission. Il est utile lorsque vous avez besoin de détails pour bien identifier la prestation.
Le libellé prestation court, lui, sert à donner une version plus concise de la prestation. Il permet d’avoir un intitulé réduit, plus facile à lire dans certaines vues ou certains contextes d’affichage.
Prenons un exemple simple. Une prestation peut avoir un libellé complet assez long, avec une référence, un détail technique ou une indication interne. Mais dans la pratique, pour l’utilisateur, cette prestation correspond à une action simple, comme “Ampoule”. Le libellé court permet alors d’afficher cette version simplifiée.
Lors d’une recherche, vous pouvez donc choisir de rechercher dans le libellé complet ou dans le libellé court. Le choix dépend de votre façon de nommer les prestations. Si vos intitulés longs contiennent beaucoup de détails, il peut être utile de rechercher dans le libellé complet. Si vous avez bien structuré vos libellés courts, la recherche dans ce champ peut être plus rapide.
Cette distinction aide aussi à garder une base propre. Le libellé complet peut contenir les informations nécessaires à l’administration, tandis que le libellé court peut être pensé pour une lecture plus rapide au quotidien.
Ouvrir une prestation pour consulter ou modifier ses informations
Une fois la prestation retrouvée, il est possible de l’ouvrir pour consulter son contenu. Dans SoftyPlanning, cela se fait avec un clic droit, puis l’option Voir la prestation.
Cette action permet d’accéder à la fiche de la prestation. C’est dans cette fiche que l’on retrouve les informations détaillées, comme le nom de la prestation, son libellé court, ses paramètres et éventuellement son image.
Même si le sujet principal ici concerne la recherche, il est utile de comprendre ce lien entre la table des prestations et la fiche détaillée. La table serves à retrouver rapidement une prestation. La fiche sert ensuite à consulter, compléter ou modifier les informations liées à cette prestation.
Lorsqu’une prestation n’existe pas encore, il est aussi possible d’en créer une nouvelle depuis cette zone. Le principe est similaire : clic droit, puis Nouvelle prestation. Une fiche vide est alors créée, et il faut ensuite renseigner les informations nécessaires.
Dans cette fiche, vous pouvez indiquer le nom de la prestation, définir un libellé court et ajouter les détails utiles. Il est également possible d’associer une image à la prestation. Cette image peut aider à identifier plus facilement une intervention, notamment lorsque l’affichage visuel est utilisé.
SoftyPlanning propose aussi une bibliothèque d’images téléchargeables. Si vous n’avez pas encore d’image spécifique, vous pouvez utiliser les images gratuites proposées par le logiciel, puis les associer à vos prestations.
Utiliser des mots-clés simples pour retrouver une prestation
La recherche d’une prestation dans SoftyPlanning fonctionne bien lorsque les intitulés sont pensés de manière claire. Il est donc important de nommer les prestations avec des mots faciles à retrouver.
Par exemple, si plusieurs prestations concernent le nettoyage, il est préférable que le mot “nettoyage” apparaisse dans leur libellé. Cela permet ensuite de saisir simplement ce terme dans le champ de recherche pour faire apparaître les prestations correspondantes.
La même logique peut s’appliquer à d’autres familles d’interventions. Une entreprise peut avoir des prestations liées aux vitres, aux sols, aux sanitaires, aux parkings, aux halls d’immeuble, aux espaces verts ou encore à des prestations ponctuelles. En utilisant des mots-clés cohérents, la recherche devient beaucoup plus simple pour les utilisateurs.
Cette organisation évite aussi les doublons. Lorsqu’un utilisateur veut créer une nouvelle prestation, il peut d’abord rechercher si une prestation similaire existe déjà. Cela permet de garder une table plus propre et plus facile à maintenir.
Une table de prestations bien structurée facilite aussi la formation des nouveaux utilisateurs. Ils peuvent retrouver les prestations sans connaître toute l’organisation interne du logiciel. Il leur suffit de saisir un mot logique pour accéder aux résultats correspondants.
Comprendre l’arbre des prestations
SoftyPlanning permet aussi d’utiliser un arbre des prestations. Cette notion peut sembler un peu abstraite au départ, mais elle est simple à comprendre.
Un arbre de prestations permet d’organiser plusieurs prestations sous une prestation principale. On peut imaginer une catégorie générale, puis plusieurs déclinaisons à l’intérieur.
Par exemple, une prestation principale peut s’appeler “Nettoyage terrasse”. Sous cette prestation, il est possible de créer plusieurs prestations filles, comme une intervention pour une petite surface, une autre pour une surface plus grande ou une autre encore pour un cas particulier.
Cette logique permet de regrouper des prestations proches. Au lieu d’avoir une longue liste sans hiérarchie, vous pouvez créer une structure plus lisible. La prestation principale donne le thème général, et les prestations filles précisent les cas concrets.
Dans le transcript, l’exemple évoque aussi les WC. On peut avoir une prestation principale liée aux WC, puis plusieurs prestations associées à cette catégorie. Cela permet de mieux organiser les interventions lorsque plusieurs prestations appartiennent au même ensemble.
Développer ou fermer l’arbre des prestations
Dans SoftyPlanning, l’arbre des prestations peut être affiché ouvert ou fermé. Lorsqu’il est fermé, vous voyez seulement la prestation principale. Lorsqu’il est développé, vous voyez aussi les prestations associées à cette prestation principale.
Cette option est utile lorsque vous avez beaucoup de prestations. Vous pouvez fermer certaines branches pour alléger l’affichage, puis développer uniquement celles qui vous intéressent.
Le bouton permettant de développer l’arbre sert donc à afficher ou masquer les prestations filles. Cela permet de travailler avec une vue plus claire, surtout lorsque la table contient de nombreuses lignes.
Cette fonctionnalité devient intéressante dès que l’entreprise commence à gérer plusieurs types de prestations similaires. Elle permet de conserver une logique de classement sans perdre la possibilité de retrouver rapidement une prestation précise.
Créer une prestation fille depuis une prestation existante
L’arbre des prestations repose sur une relation entre une prestation principale et une prestation fille. Pour créer cette organisation, il faut partir d’une prestation existante, puis créer une nouvelle prestation fille.
Par exemple, si vous avez déjà une prestation “Nettoyage terrasse”, vous pouvez créer une nouvelle prestation fille liée à cette prestation. Cette nouvelle prestation peut représenter une variante, comme une terrasse de taille différente ou une intervention spécifique.
Cette organisation peut être répétée autant que nécessaire. Une prestation principale peut donc regrouper plusieurs prestations filles. Cela permet d’adapter la table aux besoins réels de l’entreprise.
L’intérêt est de garder une structure logique. Plutôt que de multiplier des prestations indépendantes avec des noms proches, vous pouvez les rattacher à une même catégorie. La recherche reste possible, mais l’affichage devient plus cohérent.
Pourquoi bien organiser ses prestations dans SoftyPlanning
La recherche d’une prestation est une fonction simple, mais elle devient importante dès que l’activité se développe. Une entreprise qui gère peu de prestations peut encore s’y retrouver manuellement. En revanche, dès que la table contains de nombreuses interventions, une bonne organisation devient nécessaire.
Une prestation bien nommée est plus facile à retrouver. Une prestation bien classée est plus facile à comprendre. Une table bien tenue limite les erreurs lors de la création des plannings.
Cela évite aussi de sélectionner la mauvaise prestation lors de l’affectation d’une intervention. Si deux prestations se ressemblent trop ou si les noms ne sont pas explicites, l’utilisateur peut hésiter. Avec des libellés clairs et une recherche efficace, le choix devient plus simple.
Cette organisation aide aussi les responsables qui doivent suivre l’activité. Les prestations peuvent servir de base à l’analyse, à la facturation, à la préparation des interventions ou à la compréhension du travail réalisé sur un site.
Dans un logiciel de planning, chaque information doit être exploitable. La prestation n’est donc pas seulement un intitulé. Elle permet de qualifier le travail à faire, de structurer les interventions et de donner du sens au planning.
Une recherche simple pour gagner du temps au quotidien
La recherche d’une prestation dans SoftyPlanning repose sur une logique facile à prendre en main. Il faut accéder à Table de référence, puis Prestation, utiliser les champs de recherche à gauche, saisir un mot-clé dans le libellé ou le libellé court, puis ouvrir la prestation souhaitée si nécessaire.
Cette méthode permet de retrouver une prestation même lorsque l’on ne connaît pas son nom exact. En utilisant des mots-clés simples comme “nettoyage”, “ampoule”, “terrasse” ou “hall”, l’utilisateur peut filtrer rapidement la liste et accéder à la bonne information.
Le système d’arbre des prestations apporte une organisation complémentaire. Il permet de regrouper plusieurs prestations proches sous une même prestation principale, tout en gardant une table lisible.
Pour une utilisation fluide, nous recommandons de porter une attention particulière aux noms donnés aux prestations. Des libellés clairs, des libellés courts cohérents et une organisation par familles rendent la recherche plus efficace. C’est une habitude simple, mais elle facilite ensuite le travail de toutes les personnes qui utilisent SoftyPlanning au quotidien.