Optimiser la Consultation et l'Extraction de Vos Factures dans SoftyPlanning
Le suivi de vos factures représente une part significative des tâches administratives de votre entreprise. SoftyPlanning intègre une fonction de recherche élaborée, conçue pour vous permettre de localiser et de gérer rapidement l'ensemble de vos documents de facturation. Cet outil s'appuie sur un éventail de critères de filtrage qui, lorsque vous les employez conjointement, facilitent l'accès à l'information souhaitée. La démarche présentée ici vise à détailler l'utilisation de ces fonctionnalités.
Accès à l'Interface et Principes de Filtrage de Base
Pour débuter toute opération de recherche, vous devez vous diriger vers la section dédiée au sein de l'application. L'accès est structuré de manière logique, généralement disponible via le menu principal sous la séquence Client puis Rechercher une facture. En accédant à cet écran, l'intégralité des fonctionnalités de filtrage est mise à votre disposition. Une première action simple, consistant à cliquer sur l'icône de recherche sans définir de critère préalable, vous affiche la totalité des factures enregistrées dans le système.
Une des méthodes de recherche les plus directes est l'utilisation du numéro de facture. Si vous connaissez cette référence, sa saisie dans le champ désigné produit un affichage immédiat et exclusif du document correspondant. Parallèlement, la recherche peut être initiée par l'identification du client. En saisissant quelques caractères du libellé client, le système vous présente l'ensemble des factures associées aux clients dont le nom correspond partiellement ou totalement à la chaîne de caractères que vous avez introduite. Cette méthode se révèle efficiente lorsque le numéro exact vous manque, mais que vous connaissez le bénéficiaire de la prestation.
La Précision par la Période et le Statut de Règlement
Pour vos besoins comptables ou les analyses périodiques, le filtrage par date est fondamental. SoftyPlanning vous fournit des options préconfigurées pour isoler rapidement les documents relatifs au Mois courant ou au Mois précédent, ou pour visualiser l'historique complet (Toute période). Cependant, la fonction vous permet également de définir une plage personnalisée en spécifiant une date de début et une date de fin. Cette capacité à délimiter précisément l'intervalle temporel vous permet d'extraire des jeux de données correspondant, par exemple, à une année fiscale complète ou à un trimestre spécifique.
En parallèle du critère temporel, le suivi de la trésorerie est directement supporté par le filtre sur l'état de règlement. Vous avez la possibilité de dissocier les factures en fonction de leur statut : Réglées ou Non réglées. Cette distinction est essentielle pour l'identification de vos encours clients et la gestion des relances. L'état d'une facture est modifiable directement depuis sa fiche détaillée ou via la fiche client associée, vous garantissant ainsi une mise à jour rapide de son statut dans le système.
Exploitation des Critères Avancés : Mode et Segmentation Client
Le module de recherche intègre des critères avancés qui améliorent l'organisation et l'analyse de vos données financières. La recherche par mode de règlement est particulièrement utile pour vos processus de rapprochement bancaire. Elle vous permet de segmenter les factures selon qu'elles ont été payées par Chèque, Espèces, Prélèvement, ou Virement. Cette catégorisation vous offre une vision claire des canaux d'encaissement employés.
De plus, l'outil utilise le concept de famille client pour structurer votre clientèle en catégories définies par vous (par exemple, PME, Régie, Particulier). Ces familles, configurables via l'interface des Tables de référence, sont ensuite assignées aux fiches clients. En appliquant ce filtre, vous pouvez isoler l'ensemble des factures émises pour une catégorie spécifique de clients. Cela favorise une analyse ciblée de votre chiffre d'affaires par segment de marché.
Enfin, la recherche par date d’échéance vous permet un suivi précis de vos engagements de paiement. Si des échéances personnalisées ont été définies lors de l'établissement des factures, vous pouvez les utiliser comme critère de filtrage pour anticiper vos flux de trésorerie entrants ou pour identifier les factures dont le terme est proche ou dépassé.
Synthèse et Production de Documents pour l'Expertise Comptable
Une fois que vous avez identifié un ensemble précis de factures à l'aide des différents filtres, l'étape finale consiste souvent à générer un document de synthèse. SoftyPlanning vous facilite cette démarche grâce à une fonction d'Export PDF.
L'icône désignée vous permet de créer et de télécharger une liste récapitulative des factures actuellement affichées à l'écran, c'est-à-dire celles qui correspondent aux critères de recherche que vous avez définis. Cette liste, au format standard, constitue un document essentiel pour la transmission d'informations à votre cabinet d'expertise comptable, vous garantissant l'exhaustivité des données pour la période ou la sélection concernée. La combinaison et la finesse des filtres disponibles vous assurent que vous pouvez isoler toute facture spécifique ou tout groupe de factures, optimisant ainsi le temps que vous consacrez aux tâches de vérification et de reporting.