Rechercher un devis efficacement : gagner du temps au quotidien
Dans la gestion commerciale, retrouver rapidement un devis n’est pas un détail. C’est même l’un des gestes les plus fréquents du quotidien. Un client appelle, un collègue demande une info, une relance doit partir, un devis accepté doit être transformé… et là, tout se joue en quelques secondes. Soit on trouve le bon devis immédiatement, soit on perd du temps, on s’agace, et parfois on donne une mauvaise image au client. Avec une méthode claire et des filtres bien utilisés dans SoftyPlanning, la recherche de devis devient simple, rapide et presque automatique.
Où se trouve la recherche de devis et comment y accéder rapidement
La recherche de devis se fait depuis un menu dédié, accessible en quelques clics. Une fois dans l’interface, une action toute simple permet déjà d’afficher l’ensemble des devis existants. Cette vue globale est utile pour avoir une vision d’ensemble, mais elle montre vite ses limites quand la base commence à grandir.
C’est à ce moment-là que la recherche prend tout son sens. Plutôt que de faire défiler une liste interminable, nous allons interroger intelligemment la base de devis. L’objectif n’est pas de tout voir, mais de voir juste ce qu’il faut, au bon moment. La recherche de devis n’est donc pas un écran passif. C’est un véritable outil de travail, pensé pour répondre à des situations très concrètes du quotidien : un client qui rappelle, un devis à vérifier avant facturation, ou encore une analyse rapide de l’activité commerciale.
Les filtres de recherche : la clé pour retrouver un devis en quelques secondes
La force d’une bonne recherche repose sur ses filtres. Et ici, ils sont nombreux, complémentaires et surtout cumulables. C’est cette combinaison qui permet de passer de centaines de devis à un résultat précis en un clin d’œil.
Recherche par numéro de devis : C’est la méthode la plus directe. Lorsqu’un client communique son numéro de devis, il suffit de le saisir pour retrouver immédiatement le document correspondant. Aucun doute possible, aucun résultat parasite. C’est rapide, efficace et rassurant, autant pour vous que pour votre interlocuteur.
Recherche par numéro de client : Certains clients connaissent leur identifiant client, mais pas forcément le numéro du devis. Dans ce cas, la recherche par numéro de client permet d’afficher tous les devis qui lui sont rattachés. C’est particulièrement utile pour les clients réguliers ou ceux qui ont plusieurs devis en cours.
Recherche par libellé de devis : Le libellé du devis correspond souvent au nom du client ou à une description simple. En saisissant quelques lettres clés, il est possible de retrouver un devis même sans connaître son intitulé exact. L’astuce consiste à utiliser un caractère générique pour élargir la recherche lorsque nécessaire. Cette souplesse évite de devoir se souvenir d’un libellé à la lettre près.
Recherche par état et par type : Filtrer par état (proposé, accepté, refusé ou facturé) permet de répondre à des questions commerciales concrètes. De plus, distinguer les devis standards des devis modèles permet de retrouver rapidement ses bases de travail sans les confondre avec les documents opérationnels.
Devis standard et devis modèle : comprendre la différence pour mieux travailler
C’est un point souvent sous-estimé, et pourtant essentiel. Un devis standard est un devis “classique”, lié à un client et à une situation précise. Une fois envoyé et traité, il sert principalement d’historique. Le devis modèle, lui, joue un rôle bien différent. Il agit comme un gabarit intelligent. Lorsqu’un devis est marqué comme modèle, il peut être rappelé instantanément lors de la création d’un nouveau devis.
Plus besoin de ressaisir les prestations, les montants ou la structure du document. Tout est déjà prêt. Cette logique est particulièrement précieuse pour les activités récurrentes : nettoyage, maintenance, contrats mensuels, prestations standardisées. En pratique, cela signifie moins d’erreurs, plus de cohérence, et surtout un gain de temps considérable.
Combiner les filtres pour une recherche ultra-précise
Là où la recherche de devis devient vraiment puissante, c’est dans la combinaison des filtres. Plutôt que de chercher “à peu près”, nous affinons progressivement. Par exemple, il est possible de rechercher uniquement les devis acceptés pour un client donné, ou encore de lister tous les devis modèles liés à une certaine typologie de prestations. Cette approche réduit drastiquement le nombre de résultats affichés et permet de se concentrer uniquement sur l’essentiel.
Pourquoi bien maîtriser la recherche de devis change le quotidien
Une recherche de devis efficace n’est pas un simple confort. C’est un véritable levier de productivité. Elle permet de répondre immédiatement à un client au téléphone, sans temps mort ni hésitation. Elle facilite les relances commerciales, en identifiant rapidement les devis en attente. Elle aide à analyser l’activité, en distinguant les devis acceptés de ceux restés sans suite.
Surtout, elle apporte une forme de sérénité. Quand on sait que l’information est accessible rapidement, on travaille plus calmement, plus efficacement, et avec plus de professionnalisme. La recherche de devis devient alors bien plus qu’un outil technique. C’est un réflexe de gestion, au service de la relation client et de l’organisation interne.
En résumé, rechercher un devis efficacement dans SoftyPlanning, c’est accepter de travailler avec méthode. C’est investir quelques minutes pour en gagner des dizaines chaque semaine. Et c’est surtout se donner les moyens de gérer son activité commerciale avec clarté, fluidité et efficacité.