Facture fournisseur dans SoftyPlanning : rechercher, marquer comme réglée et exporter simplement

Dans SoftyPlanning, la facture fournisseur correspond au document que vous recevez d’un prestataire ou d’un vendeur pour un bien ou un service. L’objectif est de la retrouver rapidement, de vérifier si elle a été payée et, si besoin, de la consulter ou de l’archiver. Tout se passe dans un espace unique pour éviter de chercher dans des dossiers papier, des emails ou des disques partagés. Cet article explique pas à pas comment accéder à la recherche, filtrer l’affichage, marquer une facture comme réglée et utiliser les options d’impression et d’export. Les termes peu familiers sont précisés au fil de la lecture : par exemple, « période comptable » désigne un intervalle de temps utilisé par la comptabilité (comme un mois ou un trimestre), et « PDF » est un format de fichier très courant pour partager un document sans en modifier la mise en page. Le format « XPS » propose un principe similaire au PDF.

Pourquoi centraliser la recherche de factures

Lorsque les factures s’accumulent, les retrouver devient plus long si elles ne sont pas au même endroit. SoftyPlanning regroupe ces documents dans un seul module. On peut alors identifier en quelques instants la facture d’un fournisseur donné, vérifier son état de règlement et, au besoin, générer une version prête à être transmise ou archivée. Cette centralisation facilite le suivi des dépenses et apporte une vision claire des montants payés et à payer.

Accéder à l’écran de recherche et filtrer l’affichage

L’accès se fait depuis le menu principal, dans la section « Fournisseurs », puis « Recherche d’une facture fournisseur ». L’écran qui s’ouvre permet d’affiner ce que l’on voit pour ne garder que les lignes utiles. Plusieurs critères sont disponibles. On peut indiquer un numéro de facture si on le connaît, taper le nom du fournisseur pour n’afficher que ses documents, ou choisir une période de dates afin de limiter l’affichage à un mois précis. Il est aussi possible de se baser sur la « période comptable » qui correspond au découpage retenu en comptabilité. Le statut de règlement aide à distinguer ce qui est payé, ce qui ne l’est pas encore et ce qui a été partiellement réglé. Une fois la recherche lancée, la liste affiche uniquement les factures correspondant aux critères choisis.

Exemple simple : retrouver une facture et l’indiquer comme réglée

Imaginons que vous souhaitiez vérifier une facture de 60 €. Vous ouvrez la recherche, vous limitez l’affichage à la période qui vous intéresse, puis vous repérez la ligne correspondante. L’écran propose une action de « paiement de la facture ». En l’utilisant, vous cochez l’option qui indique que la facture est réglée, puis vous enregistrez. Le statut se met à jour et le reste à payer passe à zéro. Cette opération permet de tenir à jour l’état des règlements sans passer par des tableaux ou des listes séparées.

Consulter le détail, imprimer et exporter

Une fois la facture visible dans la liste, plusieurs actions sont possibles. L’icône en forme de loupe ouvre le détail de la ligne sélectionnée : on y vérifie les informations sans quitter l’écran. L’icône d’imprimante permet de produire une version papier. Une flèche jaune donne accès à l’export vers des formats numériques adaptés à l’archivage. Le format PDF est le plus courant pour partager un document tel quel. Le format XPS propose une logique proche, utile lorsque l’on souhaite conserver une image fidèle de la facture. Selon l’option choisie, la facture s’ouvre directement ou est enregistrée pour être transmise ou rangée dans un dossier.

Marquer correctement les paiements et éviter les oublis

Le suivi quotidien repose sur des gestes simples. Dès qu’un règlement est effectué, cocher son état dans SoftyPlanning évite de repasser sur les mêmes factures plus tard. Garder cette habitude aide à repérer ce qui reste à payer et à préparer les relances si nécessaire. Lorsque l’on a besoin d’un double numérique, exporter la facture en PDF crée une copie facile à partager par email ou à conserver dans un espace d’archives. Ce fonctionnement limite les recherches répétitives et rend la lecture des dépenses plus claire.

Relier la facture au reste de l’activité

Dans SoftyPlanning, la facture fournisseur n’est pas isolée du reste. Elle s’inscrit dans un ensemble qui comprend les prestations, les fournisseurs et les interventions planifiées. Cette organisation évite la ressaisie des informations et assure une cohérence entre ce qui a été prévu, ce qui a été réalisé et ce qui est facturé. En pratique, cela signifie que l’on passe aisément de la recherche d’un document à son contexte, ce qui aide à comprendre l’origine de la dépense et sa liaison avec l’activité.

Récapitulatif pratique

La recherche d’une facture fournisseur se fait depuis la section dédiée aux fournisseurs. Les critères de filtrage permettent d’isoler rapidement le bon document : numéro, nom du fournisseur, dates, période comptable ou état de règlement. Une fois la ligne trouvée, il est possible d’indiquer que la facture est réglée et d’enregistrer cette information. Les icônes disponibles servent à consulter le détail, à imprimer ou à exporter en PDF ou en XPS. Ce cheminement couvre les besoins courants : retrouver, vérifier, marquer comme payé et archiver.