Déclaration NOVA et agrément SAP : les démarches d'une structure

La déclaration sur le portail NOVA se fait entièrement en ligne et constitue la première étape pour ouvrir les droits au crédit d'impôt.

Une structure de services à la personne se déclare sur NOVA, le portail de la DGE, pour faire bénéficier ses clients du crédit d'impôt. Certaines activités auprès de publics fragiles exigent en plus un agrément ou une autorisation. Ces démarches conditionnent la facturation et les attestations fiscales.

Dans le langage courant, on parle souvent d'« agrément SAP » pour désigner toutes ces formalités. Or il s'agit de trois démarches distinctes, qui ne concernent pas les mêmes activités et ne passent pas par les mêmes interlocuteurs. Nous les passons en revue dans l'ordre où elles se posent à une structure, puis nous regardons ce qu'elles changent dans la gestion de tous les jours.

Déclaration, agrément, autorisation : quelles différences ?

Déclaration, agrément et autorisation sont trois démarches bien distinctes qui ne concernent pas les mêmes activités.

La réponse tient à une question simple : que fait la déclaration, et que font les deux autres ? La déclaration ouvre des droits. L'agrément et l'autorisation, eux, permettent d'exercer certaines activités auprès de publics fragiles. Selon la présentation du site officiel des services à la personne, une structure peut être concernée par une, deux ou trois de ces démarches, en fonction de ce qu'elle propose.

La déclaration est facultative mais recommandée. Dans les faits, son absence pèse lourd : une structure non déclarée et ses clients ne peuvent pas accéder aux avantages fiscaux et sociaux du secteur.

L'ordre des démarches découle de cette logique. Pour une activité auprès de publics fragiles, la structure obtient d'abord son agrément ou son autorisation. Et il ne faut pas s'arrêter là : le site officiel précise que, sans déclaration, ni l'agrément ni l'autorisation ne donnent d'avantage fiscal. Les deux niveaux se complètent donc, l'un ne remplace pas l'autre. Une même structure peut d'ailleurs cumuler une déclaration et un agrément, si elle propose à la fois des services courants et des activités auprès de publics fragiles.

Autre point à retenir, l'autorisation ne s'obtient pas sur simple dossier : les départements la délivrent par appels à projets. Une fois obtenue, elle vaut 15 ans. Elle est délivrée par le président du conseil départemental du lieu où les prestations sont réalisées, et NOVA ne permet pas de l'obtenir.

Comment se déclarer sur NOVA ?

La déclaration se fait en ligne, gratuitement, sur le téléservice NOVA. Avant d'ouvrir un compte, il vaut mieux vérifier que votre organisation correspond aux conditions attendues, car votre déclaration en dépend.

La première à regarder est la condition d'activité exclusive. La structure s'engage à se consacrer exclusivement à des activités de services à la personne, au profit de particuliers et à leur domicile, ou à partir de celui-ci pour certaines activités de livraison ou d'aide aux déplacements. Prenons un exemple donné par Service Public Entreprendre : une structure qui intervient chez des particuliers pour une activité ne peut pas assurer cette même activité pour des professionnels. Il lui faut alors une autre société.

Certains organismes sont dispensés de cette condition. C'est notamment le cas des micro-entrepreneurs et des entreprises de moins de 11 salariés dont l'activité principale relève des services à la personne. La dispense est encadrée : le chiffre d'affaires des activités accessoires ne doit pas dépasser 30 % du total de l'année civile précédente, la comptabilité des prestations de services à la personne doit être séparée, et les deux chiffres d'affaires doivent être renseignés dans les états transmis.

Vient ensuite la condition d'offre globale de services. Elle concerne les activités de transport et de livraison, qui se déroulent hors du domicile mais à partir de celui-ci ou vers lui : livraison de courses, collecte et livraison de linge repassé, accompagnement dans les déplacements. Ces activités doivent s'inscrire dans une offre qui comprend aussi une activité exercée au domicile.

Ce qu'il faut préparer avant d'ouvrir NOVA

Quelques minutes de préparation évitent de bloquer en cours de saisie. Rassemblez avant de commencer :

• votre numéro SIRET, avec une structure déjà immatriculée et active ;
• un code APE qui correspond à une activité de services à la personne, sans quoi la déclaration sera bloquée ;
• la liste exacte des activités que vous exercerez, et le mode d'intervention de chacune ;
• les départements où vous intervenez et l'adresse de chaque établissement ;
• une adresse e-mail suivie, sur laquelle arriveront toutes les notifications de NOVA.

Prévoyez aussi un ordinateur et un navigateur à jour : NOVA ne s'utilise pas confortablement sur mobile.

La déclaration, étape par étape

Une fois ces points vérifiés, la démarche elle-même est courte :

1. Vous créez votre compte, puis vous le validez via l'e-mail reçu.
2. Vous indiquez votre mode d'intervention, prestataire ou mandataire.
3. Vous cochez vos activités. Ne retenez que celles que vous exercez réellement : en cocher « au cas où » complique le dossier.
4. Vous vous engagez à respecter les conditions d'exercice décrites plus haut.
5. Vous renseignez l'identité de la structure et de ses établissements.
6. Vous choisissez de figurer ou non dans l'annuaire public des services à la personne. C'est recommandé : la visibilité y est gratuite.
7. Vous relisez le récapitulatif avec attention, car vous ne pourrez plus le modifier après validation.
8. Vous validez. Vous recevez alors votre numéro de déclaration, et le récépissé reste disponible dans votre espace.

La demande est instruite par la direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS). Une fois enregistrée, votre structure apparaît dans l'annuaire des services à la personne.

Ce compte ne sert pas qu'une fois. C'est aussi depuis NOVA que vous suivez vos demandes de modification, que vous gérez le renouvellement d'un agrément et que vous saisissez vos données d'activité tout au long de l'année.

Quelles activités nécessitent un agrément ?

L'accompagnement des personnes âgées ou des publics fragiles à domicile exige l'obtention d'un agrément de l'État ou d'une autorisation.

Cinq activités sur les 26 exigent un agrément de l'État. Pour savoir si vous êtes concerné, deux informations suffisent : le public accompagné et le mode d'intervention de votre structure.

Pour les jeunes enfants, la règle ne varie pas. La garde à domicile et l'accompagnement dans les déplacements des enfants de moins de 3 ans, ainsi que des moins de 18 ans handicapés, sont soumis à agrément dans tous les modes : prestataire, mandataire et mise à disposition.

Pour les personnes âgées, handicapées ou atteintes de pathologies chroniques, tout dépend du mode. Trois activités sont visées : l'assistance dans les actes quotidiens de la vie, la conduite du véhicule personnel et l'accompagnement dans les déplacements hors du domicile. En mode mandataire ou en mise à disposition, elles relèvent de l'agrément. En mode prestataire, elles relèvent de l'autorisation du conseil départemental.

Cette distinction mérite qu'on s'y arrête, car elle repose sur la place de la structure vis-à-vis de l'intervenant. En mode prestataire, votre structure emploie l'intervenant et facture la prestation au client. En mode mandataire, elle sélectionne l'intervenant, mais c'est le client qui devient son employeur, avec les responsabilités qui vont avec. Une même activité peut donc suivre deux parcours différents, selon la façon dont vous l'organisez.

Pour obtenir l'agrément, la structure doit respecter un cahier des charges fixé par arrêté. Attention aux ressources anciennes qui renvoient à une version dépassée : reportez-vous toujours au texte en vigueur, accessible depuis le site officiel des services à la personne.

La demande se dépose elle aussi sur NOVA. L'agrément est valable cinq ans sur un territoire déterminé. Pensez donc à noter son échéance : la demande de renouvellement doit être déposée au plus tard trois mois avant le terme, et elle est simplifiée lorsque la structure détient une certification de service.

Que contient un dossier de demande d'agrément ?

L'agrément demande un vrai dossier, bien plus fourni qu'une déclaration. L'administration y vérifie que la structure a les moyens d'accompagner des publics fragiles dans de bonnes conditions. Il faut en général préparer :

• un budget prévisionnel ;
• une note sur les conditions d'emploi du personnel et les moyens d'exploitation dans chaque département d'activité ;
• les CV des encadrants et des intervenants ou, à défaut, les profils que vous prévoyez de recruter ;
• la description de vos locaux et de leurs modalités d'occupation ;
• votre démarche qualité : comment vous assurez la continuité du service en cas d'absence d'un intervenant, comment vous évaluez les prestations, comment vous informez les clients ;
• la liste de vos éventuels sous-traitants et de leurs activités.

Les pièces attendues diffèrent légèrement entre le mode prestataire et le mode mandataire : ce dernier doit notamment décrire plus précisément ses établissements et l'organisation de ses référents.

Comptez plusieurs semaines, voire quelques mois, d'instruction. La demande s'anticipe donc dans le rétroplanning d'ouverture d'une structure ou d'une nouvelle activité, et non la veille du premier contrat.

Numéro SAP : où le trouver et comment vérifier une structure ?

Une fois la déclaration enregistrée, la structure reçoit un numéro composé des lettres SAP suivies de son SIREN. Ce numéro et le récépissé de déclaration restent accessibles à tout moment dans l'espace NOVA. C'est ce numéro qui figure ensuite sur les devis, les factures et les attestations fiscales.

Pour vérifier qu'une structure est bien déclarée ou agréée, le plus simple est de consulter l'annuaire officiel des services à la personne, ou de lui demander son récépissé. Les familles et les financeurs le font de plus en plus avant de s'engager : afficher votre numéro sur votre site et vos documents rassure dès le premier contact.

Faire évoluer sa déclaration ou son agrément

Une structure bouge : nouvelle activité, nouveau département, nouvel établissement, changement d'adresse ou de dirigeant. Chacun de ces changements se signale dans NOVA avant d'exercer dans le nouveau périmètre. Sans cette mise à jour, les prestations concernées ne sont pas couvertes, et vos clients risquent de perdre leur avantage fiscal.

Pour un agrément, l'extension à une nouvelle activité ou à un nouveau territoire passe par une demande de modification, instruite comme une demande initiale. Là encore, mieux vaut l'anticiper avant de signer les premiers contrats sur ce nouveau périmètre.

Que changent ces démarches au quotidien ?

Numéro de déclaration, mentions sur les factures, attestations fiscales annuelles... Ces démarches ont un impact direct sur la gestion administrative quotidienne.

Une fois la structure enregistrée, les démarches passent dans la gestion courante. Elles se retrouvent à trois moments : à chaque facture, une fois par an avec les attestations, et tous les trimestres sur NOVA. Elles deviennent aussi un argument commercial.

Les mentions sur les factures

Pour que vos clients puissent bénéficier des exonérations fiscales et sociales, vos devis et vos factures doivent mentionner l'enregistrement de la déclaration et, le cas échéant, l'obtention de l'agrément ou de l'autorisation. Le logotype des services à la personne figure aussi sur vos supports commerciaux : il se télécharge gratuitement depuis votre compte NOVA.

La facture demande plus de précision qu'une facture de service classique. La circulaire qui rassemble les règles du secteur y fait figurer l'identité de la structure et celle du bénéficiaire, les numéros et dates de déclaration et d'agrément, la nature exacte des services, l'identifiant de l'intervenant, le taux horaire ou le prix forfaitaire, le décompte du temps passé et les sommes réellement acquittées. Lorsqu'un financeur prend en charge une partie de la prestation, le prix restant à la charge du bénéficiaire apparaît également, comme les éventuels frais de déplacement.

Concrètement, ces informations ne sont pas toutes connues au même moment ni au même endroit. Le temps passé vient du terrain, le prix du contrat, le numéro de déclaration de votre dossier administratif. C'est ce qui rend la facturation délicate lorsque les données sont dispersées entre plusieurs fichiers.

Les attestations fiscales annuelles

Tous les organismes doivent communiquer une attestation fiscale annuelle à chacun de leurs clients avant le 31 mars de l'année suivante. Elle reprend le nom et l'adresse de la structure, le numéro et la date de déclaration, l'identité du client et un récapitulatif des interventions : intervenants, dates et durées. Lorsque les prestations sont quotidiennes ou périodiques, un regroupement mensuel est admis.

Le montant demande une attention particulière. L'attestation indique ce que le client a effectivement acquitté, après déduction selon sa situation du crédit d'impôt perçu via l'avance immédiate, des aides versées par les conseils départementaux (APA, PCH) ou des CESU préfinancés. Une erreur dans le suivi des règlements en cours d'année se retrouve donc dans ce document. Pour le fonctionnement de ce dispositif côté structure, nous avons consacré un guide à l'avance immédiate pour les structures de services à la personne.

Les états statistiques à transmettre

Les organismes ont l'obligation de saisir leurs données d'activité dans NOVA, chaque trimestre et chaque année. Chaque trimestre, ils établissent un état d'activité composé de données mensualisées. Chaque année, ils produisent un bilan qualitatif et quantitatif de l'année écoulée, ainsi qu'un tableau statistique annuel.

Si votre structure compte plusieurs établissements, ces documents distinguent l'activité de chacun. Et si vous bénéficiez de la dispense d'activité exclusive, vous y renseignez aussi vos chiffres d'affaires principal et accessoire ainsi que votre effectif salarié.

Cette saisie est facile à repousser, mais elle a des conséquences. Après mise en demeure, le défaut répété ou le refus de fournir ces états expose la structure au retrait de son agrément ou de l'enregistrement de sa déclaration. Mieux vaut donc l'inscrire au calendrier de la structure, au même titre que la paie.

Un levier commercial, pas seulement une formalité

Être déclaré, c'est aussi un argument de vente auprès des familles :

• vos clients récupèrent une partie de leur dépense, ou ne règlent que leur reste à charge avec l'avance immédiate ;
• ils peuvent vous payer en CESU préfinancés, souvent fournis par leur employeur ou leur caisse ;
• votre structure apparaît dans l'annuaire officiel des services à la personne ;
• le logo du secteur sur vos supports signale tout de suite un organisme reconnu.

Pour aller plus loin, une certification de service reconnue valorise votre démarche qualité auprès des familles et des financeurs. Elle allège aussi le renouvellement de l'agrément.

Les erreurs fréquentes à éviter

La plupart des blocages viennent de détails, faciles à éviter quand on les connaît :

• un code APE qui ne relève pas des services à la personne, qui bloque la déclaration ;
• des activités cochées en trop, ou un mode d'intervention mal choisi ;
• un établissement ou un département d'intervention oublié ;
• une nouvelle activité exercée avant d'avoir mis à jour la déclaration ;
• un numéro de déclaration absent des devis et des factures ;
• une saisie trimestrielle repoussée trimestre après trimestre ;
• une échéance d'agrément non notée, qui laisse passer la date limite de renouvellement.

Comment un logiciel métier simplifie ces obligations ?

Aucun logiciel ne fait les démarches administratives à votre place : la déclaration, l'agrément et leur suivi restent de votre responsabilité. Un outil métier agit ailleurs, sur la cohérence des informations d'un document à l'autre.

Reprenons le fil d'une intervention. Elle est planifiée, réalisée par un intervenant, puis facturée en tenant compte d'une éventuelle prise en charge. En fin d'année, elle rejoint le récapitulatif de l'attestation fiscale. Avec un tableur et un outil de facturation séparés, chacune de ces étapes suppose une ressaisie ou un contrôle à la main. Dans un outil unique, la même donnée sert du planning à l'attestation.

C'est l'approche de SoftyPlanning-SAP, qui réunit le planning des intervenants, le suivi des financeurs, les attestations fiscales et l'avance immédiate. Vos numéros de déclaration et d'agrément, vos dossiers clients et vos intervenants sont enregistrés une fois, puis réutilisés sur les documents concernés. Et comme les heures, les clients et les intervenants sont suivis au même endroit, vous avez une base unique sous la main au moment de préparer votre saisie sur NOVA.

Si vous comparez plusieurs solutions, notre guide pour choisir un logiciel de services à la personne détaille les points à vérifier et les scénarios à tester en démonstration. Pour l'avance immédiate, vous trouverez le détail de l'option Avance immédiate de SoftyPlanning-SAP.

Questions fréquentes

C'est quoi une déclaration SAP ?
C'est l'enregistrement de votre structure comme organisme de services à la personne. Elle permet à vos clients de bénéficier des avantages fiscaux et sociaux du secteur.

La déclaration est-elle payante ?
Non. Elle est gratuite et se fait entièrement en ligne, sur NOVA.

Combien de temps faut-il pour être déclaré ?
Pour une déclaration simple avec un dossier complet, l'enregistrement est rapide. L'agrément demande plusieurs semaines, voire quelques mois d'instruction.

Comment obtenir l'agrément SAP ?
Vous créez votre compte sur NOVA, puis vous déposez votre demande avec un dossier complet : budget prévisionnel, organisation, moyens humains et démarche qualité. La demande est instruite par la DDETS.

Où trouver ma déclaration SAP ?
Dans votre espace NOVA, où le récépissé et le numéro de déclaration restent téléchargeables à tout moment.

Comment savoir si une entreprise est agréée SAP ?
Consultez l'annuaire officiel des services à la personne, ou demandez son récépissé à la structure.

Peut-on cumuler déclaration et agrément ?
Oui. C'est même nécessaire si vous proposez à la fois des services courants et des activités auprès de publics fragiles.

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