Services à la personne : tout savoir sur l'avance immédiate

Avance immédiate : ce que doivent savoir les structures SAP

Pour un prestataire de services à la personne ou une structure SAP, l'avance immédiate a un impact non négligeable sur la manière dont est gérée une partie de la facturation et des paiements. Pour le dire simplement : au lieu de payer l'intégralité de la prestation puis d'attendre le remboursement de son crédit d'impôt, le client ne règle immédiatement que son reste à payer. Mais de l'autre côté, le prestataire, lui, doit avoir mis en place un processus bien défini qui prend en compte l'inscription du client, la transmission des données, la création d'une demande de paiement, le suivi de son traitement, puis le rapprochement avec les sommes versées.

Afin que les échanges se fassent de manière fluide, l'Urssaf met à disposition des organismes prestataires une API Tiers de prestation, facilitant la communication entre le logiciel utilisé et les services de l'Urssaf. Pour les entreprises et/ou associations qui sont amenées à gérer quotidiennement un nombre important d'interventions, cela permet de faciliter l'intégration de l'avance immédiate sans créer de complications d'un point de vue administratif.

Et c'est exactement à ce besoin que répond un logiciel métier : être capable de relier les informations du client, les prestations effectuées et les demandes de paiement y afférentes. Notre logiciel SoftyPlanning permet avec l'option Avance immédiate de faciliter ces échanges au quotidien.

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L'avance immédiate est un service optionnel qui est géré par l'Urssaf. Pour les organismes prestataires qui sont concernés, l'accès au dispositif passe par une habilitation qui leur permet d'utiliser le portail API Tiers de prestation.

Comment fonctionne l'Avance immédiate côté prestataire ?

Côté prestataire, il faut voir l'avance immédiate comme la suite d'un cycle de facturation et non comme un processus isolé. Cela commence par l'enregistrement des informations du client dans notre logiciel, utiles à son inscription au dispositif. Ensuite, transmission de la demande à l'Urssaf.

Une fois cette étape passée et la relation établie, les prestations suivent leur circuit habituel. Après planification de l'intervention réalisée par un intervenant, les informations enregistrées servent à la préparation de la facture et de la demande de paiement avance immédiate. NB : il est important de noter « demande de paiement », c'est une nuance importante car dans les échanges avec l'API Tiers de prestation c'est le terme utilisé en faisant le distinguo avec la facture.

Après que la demande a été transmise électroniquement, le client en est informé et peut consulter l'opération. Le logiciel doit être en mesure de suivre l'évolution de cette demande afin que les équipes en interne puissent visualiser si cela a été correctement enregistré, si c'est en cours de traitement ou bien s'il y a une anomalie qui requiert une intervention.

Lorsqu'on est amené à gérer plusieurs centaines de prestations chaque mois, le suivi est essentiel. Cela ne comprend pas uniquement la transmission des données à l'Urssaf, cela concerne aussi le fait d'être en mesure de retrouver facilement le lien entre le client, les interventions, la facturation, la demande de paiement et son règlement.

Comment accéder à l'API Tiers de prestation de l'Urssaf ?

L'API Tiers de prestation est le point de communication entre les outils de la structure prestataire et les services de l'Urssaf. Une API peut sembler être un terme très compliqué ou technique. En réalité, le principe est assez simple : au lieu qu'un gestionnaire recopie les informations manuellement, les deux systèmes peuvent échanger les données entre eux de manière automatisée.

Pour une SAP, cela permet de continuer à travailler depuis son logiciel de gestion pendant que les opérations nécessaires à l'Avance immédiate sont transmises au service concerné.

Il faut bien faire la différence entre la partie administrative et la partie technique. Avant de soumettre des demandes de paiement, il faut l'habilitation auprès de l'Urssaf. De plus, l'outil utilisé doit être en mesure de communiquer avec l'API.

Une entreprise qui développe son propre logiciel doit donc prendre en charge cette intégration technique et respecter le fonctionnement prévu par l'API. À l'inverse, lorsqu'elle utilise un logiciel métier disposant déjà de cette intégration, une partie de cette complexité est prise en charge par l'éditeur. Pour les structures utilisant déjà un outil de gestion des services à la personne, cette deuxième approche permet surtout d'éviter de multiplier les applications et les ressaisies.

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L'inscription et l'immatriculation de la structure

Avant toute transmission, vous devez vous assurer que vous disposez de tous les éléments pour accéder au dispositif. Pour un organisme qui intervient en tant que prestataire, l'Urssaf prévoit l'utilisation du Portail API Tiers de prestation. Les organisations qui fonctionnent selon d'autres modes d'intervention peuvent relever d'un circuit différent.

Ensuite, le sujet devient essentiellement opérationnel : le logiciel doit disposer des informations nécessaires pour identifier la structure et transmettre les opérations dans le format requis. Si votre logiciel est connecté à l'API, vous n'avez rien de technique à gérer de votre côté. Vous continuez à utiliser votre outil comme d'habitude.

C'est encore plus simple lorsque tout est regroupé dans le même logiciel : les clients, les contrats, les plannings des intervenants et la facturation. On évite ainsi de ressaisir les mêmes informations à plusieurs endroits.

À quoi ressemble la facturation au quotidien ?

Dès que le client est inscrit, l'Avance immédiate doit pouvoir s'intégrer au fonctionnement habituel de la structure. Prenons un exemple. Une intervention est planifiée chez un client. L'intervenant réalise la prestation, puis les informations sont enregistrées dans le logiciel. Une fois vérifiées, elles servent à préparer la facturation.

Le logiciel dispose des données qui lui sont nécessaires : identité du client, prestation réalisée, date, durée, montant et références internes. L'intérêt de l'intégration est surtout d'éviter de saisir une deuxième fois ces informations dans un autre outil uniquement pour utiliser l'Avance immédiate.

Le fonctionnement reste donc simple : la structure planifie, réalise la prestation, vérifie, facture, transmet la demande et suit le paiement.

Déclarer la prestation et envoyer la demande de paiement

La demande de paiement doit correspondre à une prestation effectivement réalisée. Il est donc logique de la relier directement aux interventions qui sont déjà enregistrées dans le logiciel.

Au lieu de recréer manuellement l'opération dans un autre outil, on part de la prestation existante. Le logiciel récupère les informations nécessaires et les transmet à l'API de l'Urssaf. Des identifiants permettent de faire le lien entre la demande enregistrée dans le logiciel et celle qui est traitée par l'Urssaf.

Suivre le versement de l'Urssaf

L'envoi de la demande n'est qu'une étape et il faut ensuite suivre son traitement. La structure doit pouvoir suivre l'évolution de la demande dans son logiciel et retrouver facilement les informations liées à la prestation, à la facture et au paiement.

Pour quelques prestations, un suivi manuel peut fonctionner. Mais lorsque le nombre de demandes augmente, rechercher séparément les factures, les dossiers clients et les règlements prend rapidement du temps. L'intégration de l'Avance immédiate dans un logiciel SAP permet donc à la fois d'envoyer les demandes et de suivre leur traitement au même endroit.

Quelles erreurs peuvent bloquer une demande de paiement ?

Les problèmes ne proviennent pas toujours de l'API. Ils peuvent être liés à une information manquante et/ou incorrecte. Il faut vérifier l'identité du client. Les informations enregistrées dans le logiciel doivent correspondre à celles utilisées lors de son inscription.

L'adresse e-mail doit également être correcte, car elle est utilisée dans le parcours d'inscription du client. Une erreur peut retarder son activation et empêcher l'envoi d'une demande. Il faut par ailleurs vérifier que l'inscription du client est bien terminée avant de transmettre un paiement.

Le logiciel métier permet de limiter ces erreurs en utilisant les informations déjà enregistrées et vérifiées dans le dossier client et dans les interventions. Lorsqu'une demande est rejetée, le logiciel doit également permettre de retrouver aisément l'opération concernée et de voir qu'une correction est nécessaire.

Logiciel compatible ou saisies manuelles ?

L'API Tiers de prestation permet aux logiciels d'interagir avec le système de l'Urssaf. La question est donc surtout de savoir où et comment gérer l'Avance immédiate au quotidien. Il est possible d'utiliser un outil séparé du logiciel de planification et de facturation. Cela fonctionne, mais peut obliger les équipes à (re)saisir certaines informations.

L'autre solution consiste à utiliser un logiciel dans lequel l'Avance immédiate est directement intégrée. Lorsqu'un client et une prestation sont déjà enregistrés, les informations existantes peuvent alors être utilisées pour préparer la demande de paiement. Une structure doit retrouver au même endroit le dossier du client, son inscription à l'Avance immédiate, ses prestations, sa facturation et le suivi de ses demandes.

Intégrer l'Avance immédiate dans la gestion quotidienne

La mise en place de l'Avance immédiate ne doit pas créer un processus séparé du reste de l'activité. Les équipes travaillent avec des dossiers clients, des plannings, des prestations et des factures. Les échanges avec l'Urssaf peuvent donc s'intégrer à ce fonctionnement.

SoftyPlanning propose pour cela une option Avance immédiate avec intégration à l'API Urssaf. L'objectif est de réutiliser les informations déjà présentes dans le logiciel : dossier client, prestation réalisée, facturation et suivi administratif.